نحوه نوشتن نامه های اداری چگونه است ؟ نامه های اداری به عنوان یک ابزار ارتباطی مؤثر در سازمان ها شناخته می‌شوند. برای نوشتن نامه های اداری بهتر است از یک الگوی استاندارد استفاده کنید. این الگو شامل مواردی مانند عنوان نامه، تاریخ، آدرس گیرنده و فرستنده، متن نامه و توقیع است. در نوشتن متن نامه مراقبت کنید که به زبان رسمی و قابل فهم باشد. همچنین، از اصول ادبی و املا صحیح پیروی کنید. با توجه به اهمیت نامه های اداری، اصول قالب بندی و نوشتن این نوع نامه ها را به خوبی یاد بگیرید تا پیام شما به درستی منتقل شود و از سوءتفاهم ها جلوگیری شود.

نحوه نوشتن نامه های اداری چگونه است ؟

نحوه نوشتن نامه های اداری مهارتی است که هر فردی می‌تواند با تمرین و ترغیب خود به آن برسد. اولین قدم برای نوشتن یک نامه اداری، شناخت قالب موردنظر است. قالب نامه‌های اداری به دلایل رسمی و فرمولی باید رعایت شود. در ادامه، موضوع نامه را مشخص کنید و اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید. برای نوشتن یک نامه اداری موثر، از زبان رسمی و مودبانه استفاده کنید و از اصطلاحات خنثی و واضح استفاده کنید. در پایان به فرجام نامه توجه کنید و بررسی نهایی را قبل از ارسال صورت دهید. با تمرین و تمرکز، می‌توانید مهارت خود در نوشتن نامه‌های اداری را بهبود ببخشید.

مهارت‌های لازم برای نوشتن نامه‌های اداری

نحوه نوشتن نامه های اداری نیازمند رعایت قوانین و قواعد خاصی است. ابتدا باید بخش های اصلی نامه را به ترتیبی مشخص شامل عنوان، تاریخ، نام و سمت فرستنده، نام و سمت گیرنده و آدرس هر دو طرف را درج کنیم. سپس با سلام و تبریک آغاز می‌کنیم و در بخش اصلی نامه، ایده ها و اطلاعات را به صورت واضح و مختصر بیان می‌کنیم. در نهایت نیز به فرصت تشکر و امضای نامه می‌رسیم. در تمامی مراحل، به تایپ شیوا، استفاده از زبان رسمی و ساختار گرامری صحیح توجه کنید تا نامه شما به شکل حرفه ای و قابل فهمی تهیه شود.

نحوه نوشتن نامه های اداری چگونه است ؟

نامه اداری به نامه‌ای گفته می‌شود که دارای ساختار خاص و اجزای مختلف باشد. این نوع نامه معمولا برای مکاتبات درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی نوشته می‌شود و با نامه‌های دوستانه و معمولی فرق دارد، به همین خاطر اصول نوشتن نامه اداری نیز با نامه‌های دیگر متفاوت خواهد بود و به عنوان یک مهارت نرم حتما باید آن را یاد بگیرید. از آن‌جایی که خیلی از کارهای اداری در ایران از طریق مکاتبات رسمی صورت می‌گیرد و در بسیاری از سازمان‌ها با نامه نگاری اداری کارها را پیش می‌برند؛ باور کنید اگر امروز هم مجبور نباشید نامه بنویسید، به احتمال زیاد بالاخره یک روزی باید این کار را انجام دهید. در این مطلب نحوه نوشتن نامه های اداری نکات مهمی درباره طرز نوشتن نامه اداری را با شما در میان می‌گذاریم تا برای روز مبادا به کمکتان بیاید!

نامه‌ اداری چیست؟

نامه ادارای نامه‌ای با ساختار و ویژگی‌های خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان‌ها نوشته می‌شود. پس نوشتن نامه‌ اداری با نوشتن یک نامه‌ دوستانه متفاوت است. در یک نامۀ اداری علاوه‌بر رعایت نگارش و نحوۀ نوشتن استفاده از واژگان و لغات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا نگارش نامه باید به گونه‌ای باشد که از نامه برداشت اشتباه نشود.

بخش‌های مهم در نامه اداری

در یک نامه اداری، چند بخش وجود دارد که باید در تدوین آن، مد نظر قرار گیرد.

• منبع پیام: همان فرستنده نامه است. کسی که نامه را ارسال کرده است.
• گیرنده پیام: کسی یا سازمانی است که نامه برای او نوشته شده است.
• متن پیام: موضوع اصلی پیام یا نامه، در این بخش، نگاشته می‌شود.
• نحوه ارسال پیام: در این بخش، شیوه ارسال پیام، مد نظر است که ممکن است کتبی، شفاهی یا ترکیبی از هر دو باشد.
• بازخورد: این بخش، بازخورد و یا پاسخی است که فرد یا سازمان مورد نظر به تقاضای مطرح شده در نامه، می‌دهد.

همچنین در مقاله نحوه نوشتن نامه های اداری باید گفت نامه‌های اداری و رسمی به 2 نوع تقسیم می‌شوند.

• نامه‌های اداری داخلی: این نامه‌ها نامه‌هایی هستند که بین بخش‌های مختلف یک سازمان یا اداره، مبادله می‌شوند.
• نامه‌های اداری خارجی: نامه‌های اداری خارجی بین یک سازمان و سازمانی دیگر مبادله می‌گردند.

نامه اداری و رسمی شامل 3 بخش است. مقدمه، بدنه نامه، نتیجه‌گیری هر کدام از این بخش‌ها دارای قواعد و مقرراتی است که در هنگام نگارش یک نامه اداری باید مد نظر قرار گیرند.

انواع نامه اداری

نامه‌های اداری از سه دیدگاه متفاوت به انواع مختلفی دسته‌بندی می‌شوند:

عنوان نامه اداری

نامه‌های اداری از نظر عنوان به انواع مختلفی چون نامه‌های حقوقی، نامه‌های مالی، نامه‌های آموزشی، نامه‌های تجاری و … دسته بندی می‌شوند. در حقیقت در این نوع طبقه‌بندی هر نامه اداری تهیه شده در بخشی از یک سازمان نام آن بخش را به خود می‌گیرد.

زمان اقدام نامه اداری

از نظر زمان اقدام نیز هر نامه اداری می‌تواند در یکی از انواع نامه اداری عادی، نامه اداری فوری، نامه اداری خیلی فوری و نامه اداری آنی قرار بگیرد.

حساسیت و امنیت

مسئله امنیت نامه اداری نیز ایجاب می‌کند انواع نامه‌های اداری در دسته‌های عادی، محرمانه، بسیار محرمانه، سری و کاملا سری قرار بگیرند.

برخی از نکاتی که در نحوه نگارش نامه اداری بایستی مورد توجه قرار گیرند به شرح زیر می باشند:

1. نگارش نامه اداری با نام خدا شروع می شود. بدین منظور می توان از عباراتی چون به نام خدا، بسمه تعالی یا بسم الله الرحمن الرحیم استفاده کرد.
2.  آغاز نامه اداری با عباراتی چون به نام حق، با یاد دوست یا غیره صحیح نیست.
3. گوشه سمت چپ در قسمت بالای نامه مخصوص درج تاریخ و شماره نامه و همچنین پیوست نامه است.
4. تاریخ نامه به صورت چپ چین نگارش می شود.
5. عنوان و متن نامه به صورت راست چین نگارش می شود.
6. در صورتی که نامه اداری پیوست نداشته باشد قید می شود که پیوست ندارد، اما در صورتی که پیوست داشته باشد ذکر پیوست دارد صحیح نیست و باید نوع پیوست و تعداد آن به وضوح مشخص شود.
7. فرمت نامه اداری و اندازه حاشیه آن بستگی به تمپلت نامه اداری سازمان موردنظر دارد. در صورتی که در مورد اندازه حاشیه نامه اداری ضابطه خاصی در نظر گرفته نشده باشد حاشیه از بالا، راست، چپ و پایین را به ترتیب 4، 4، 3 و 2 سانتی متر در نظر بگیرید.

در ادارات و سازمانهایی که سربرگ تعریف کرده اند حتما نگارش نامه را بر روی سربرگ نامه اداری انجام دهید. سربرگ می تواند شامل لوگوی سازمانی، نام سازمان، نشانی، تلفن تماس، آدرس الکترونیکی و … باشد.

مشخصات نامه اداری

وجود بعضی از مشخصه‌ها باعث می‌شود بین نامه اداری و سایر نامه‌ها تمایز وجود داشته باشد. این مشخصات از دو دیدگاه قابل بحث و بررسی هستند

• ویژگی‌های اصلی نامه و محتوای آن
• ویژگی‌های فرعی نامه و ظاهر آن

بنابراین برای تدوین یک نامه اداری باید به نکاتی توجه کنیم که هر دو دسته این ویژگی‌ها را در نظر گرفته باشد. از جمله این نکات موارد زیر را می‌توان نام برد.

1. استفاده از کاغذ مناسب؛

برای نوشتن نامه اداری و رسمی باید قبل از هر چیز به نوع کاغذی که برای نگارش انتخاب می‌کنیم توجه نماییم. از جمله مواردی که در زمینه کاغذ نامه اداری، باید رعایت شود می‌توان این موارد را ذکر نمود. چنانچه متن نامه اداری‌مان، از 1 تا 5 سطر باشد باید از کاغذ (A5) استفاده کنیم و چنانچه نامه‌مان بیش از 5 سطر باشد باید از کاغذ (A4) در تدوین نامه و نگارش آن استفاده کنیم.

کاغذی که برای نوشتن نامه اداری استفاده می‌کنیم نباید تا خورده، ناقص، کثیف و… باشد. استفاده از چنین کاغذهایی نشان‌دهنده بی‌اهمیتی نگارنده، به طرف مقابل و توهین به اوست.

2. فرمت نامه اداری و رسمی؛

یکی از مهم‌ترین نکات در نگارش و نحوه نوشتن نامه های اداری یک نامه اداری و رسمی، توجه به فرمت آن است. این فرمت شامل مواردی است که در ادامه می‌آید:

• سرلوحه:

برای نوشتن یک نامه اداری به یک سازمان، لازم است ابتدا لوگو یا آرم آن سازمان، در بالای نامه و در سمت راست آن، ثبت شود. هم‌چنین شماره نامه، تاریخ و پیوست آن نیز به ترتیب در بالای نامه، سمت چپ آن، درج شود.

برای شروع نامه باید در ابتدا با نام خدا آغاز کرد. عبارت بسمه تعالی برای این کار مناسب‌تر و رسمی‌تر است. این عبارت باید در بالای صفحه و در وسط آن نوشته شود.

• عنوان نامه:

در این بخش عنوان گیرنده نامه، مطرح می‌شود. اگر نام آن صاحب پست را ندانیم می‌توانیم سمت یا پست سازمانی وی را در این قسمت درج کنیم.

• متن نامه اداری:

متن نامه اداری باید طوری نوشته شود که به راحتی قابل فهم باشد و منظور و مقصود نویسنده نامه را به راحتی منتقل کند. تا خواننده به راحتی هدف نامه را دریافت کند. از طرفی نباید متن نامه اداری با جملاتی احساسی و هیجانی، نگاشته شده باشد.

در آغاز یک نامه اداری و رسمی، معمولا از عباراتی برای احترام گذاشتن به مخاطب نامه استفاده می‌شود. مثلا در ابتدای نامه، از عبارت «با ادب و احترام» و در پایان نامه هم با عباراتی مثل «تشکر و سپاسگزاری» نوشته می‌شود.

3. نوع نوشتار نامه اداری و رسمی؛

قبل از نگارش و نحوه نوشتن نامه های اداری یک نامه اداری و رسمی باید بدانیم در نگارش این نوع نامه‌ها، بعضی محدودیت‌ها وجود دارد که رعایت آن محدودیت‌ها لازم و ضروری است. از جمله این محدودیت‌ها این است که مثلا نمی‌توان در یک نامه اداری و رسمی، از شعر و طنز و مثل و… استفاده کرد. در ادامه چند نکته اساسی درباره متن و نوع نوشتار نامه اداری، آمده است.

• خلاقیت و اطمینان از صحت مطالب:

خلاقیت و توان نوشتاری و استفاده از ادبیات رسمی در نامه اداری، ضروری است. رعایت این نکات می‌تواند به اثرگذاری بیشتر متن، منجر شود. همچنین در نوشتن یک نامه اداری باید از صحت مطالبی که مطرح می‌کنیم اطمینان کامل داشته باشیم. علاوه‌بر آن بعضی از افراد معتقدند در نگارش یک نامه اداری و رسمی، رعایت 3 اصل، ضروری است.

1. اصل دقت و درستی مطالب
2. اصل اختصار و کوتاه نویسی مطالب
3. اصل وضوح و روشنی مطالب

• رعایت اصول نگارشی:

نامه اداری نباید دارای غلط املایی باشد و یا اصول نگارش در آن، در نظر گرفته نشده باشد. چنانچه در نوشتن نامه اداری، مشکلات نگارشی وجود داشته باشد تاثیرپذیری نامه را کم می‌کند و تاثیر روانی منفی برذهن خواننده ایجاد می‌کند.

همچنین در نحوه نوشتن نامه های اداری ، باید علائم نشانه‌گذاری (نقطه، ویرگول، …) و دستورزبان نگارش، به درستی رعایت شود تا هم خوانش متن را سریع‌تر و بهتر کند و هم اثرات ناخودآگاه مثبتی برذهن خواننده ایجاد کند.

علاوه‌بر آن نامه اداری باید دارای حاشیه‌ای 3 سانتیمتری از بالا، پایین، چپ و راست باشد. رعایت شیوایی و رسایی کلام، روانی مطلب و عدم استفاده از لغات نامأنوس و قدیمی از دیگر نکاتی است که باید هنگام نوشتن نامه اداری به آن توجه شود.

• رعایت اختصار و پرهیز از اطاله:

در نگارش یک نامه رسمی نباید زیاده‌گویی کنیم. متن نامه باید مختصر، مفید و موثر نگاشته شود. همچنین انتخاب نوع کلمات باید متناسب باشد. نامه اداری با نامه دوستانه متفاوت است و ادبیات آن هم متفاوت است. بنابراین باید به انتخاب کلمات مناسب برای استفاده در نامه اداری فکر کرد.

• نگارش نامه‌ متناسب با شأن گیرنده:

در نوشتن یک نامه رسمی باید اصول ساده نوشتن را رعایت کرد اما این امر منجر به کاربرد ادبیات و اصطلاحات عوامانه نشود. باید متن نامه اداری، مانند خود نامه، رسمی باشد. متن نامه باید شایسته گیرنده نامه و پست و مقام شغلی او باشد. هم‌چنین در نوشتن نامه اداری نباید از کلمات، عبارات و یا جملات توهین‌آمیز، تهدید کننده و مشکل آفرین استفاده کرد.

• تایپ یا خوشنویسی:

متن نامه اداری بهتر است تایپ شده باشد اگر تایپ نشده باشد باید هنگام نوشتن از یک خودکار نرم و پررنگ استفاده شود. رنگ خودکار هم باید آبی یا مشکی انتخاب شود. هم‌چنین باید بسیار خوانا و خوش خط، نوشته شود.

• تقاضای یک یا چند درخواست در نامه اداری:

چنانچه در نامه رسمی یا اداری می‌خواهیم تقاضا یا درخواستی را مطرح نماییم باید این خواسته به گونه‌ای مطرح شود که عبارات امری در آن به چشم نخورد. نوشتن متن حتما باید طوری باشد که حالت خواهش و تقاضا را به مخاطب، القا کند. بدین صورت متقاعد کردن مخاطب نامه، ساده‌تر می‌شود.

چنانچه در نحوه نوشتن نامه های اداری و رسمی، می‌خواهید چند تقاضا را مطرح کنید باید از بندهای متعدد استفاده کنید. یعنی با شماره بندی، هر تقاضا از دیگر تقاضاها جدا شود و در هر بند فقط در مورد همان تقاضا صحبت شود.

• ثبت و نگارش مناسبات:

اگر در زمان نوشتن نامه اداری و رسمی، مناسبت خاص ملی، مذهبی و دینی ویژه‌ای وجود دارد باید در نامه اداری، درج شود. این مناسبت باید در ابتدای نامه و پس از خطاب قراردادن شخص مورد نظر، نوشته شود و بدین وسیله، تسلیت یا تبریک مورد نظر را ثبت کنیم. به طور مثال اگر نامه نگاری اداری‌مان در ماه رمضان است با جملاتی از قبیل: « با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما» آغاز به نگارش کنیم.

• پایان نامه:

پس از طرح درخواست و یا تقاضاهای مورد نظر، پس از متن نامه، در سطر بعد تشکرهای لازم را مطرح کنید. کاربرد عباراتی از قبیل: با کمال تشکر و احترام، با سپاس از توجه جنابعالی با نهایت تشکر و…توصیه می‌شود.

نحوه نوشتن نامه اداری

1. تعیین مخاطب و موضوع نامه:
   قبل از شروع به نوشتن نامه، باید مخاطب و موضوع نامه را دقیقاً مشخص کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا محتوای مناسبی برای نامه خود ارائه دهید.
2. استفاده از فرمت مناسب:
   استفاده از فرمت مناسب در نامه، به خوانایی و رسالت‌آمیزی نامه کمک می‌کند و می‌تواند تأثیر مثبتی در برقراری ارتباطات رسمی میان افراد و سازمان‌ها داشته باشد. به عنوان مثال، شروع نامه با عبارت “با سلام و احترام” و پایان نامه با عبارت “با احترام” مناسب است.
3. استفاده از زبان مناسب:
   در نوشتن نامه اداری، باید از زبان رسمی و محترم استفاده کرد. به همین دلیل، باید از اصطلاحات و عبارات خودمانی و غیررسمی خودداری کرد.
4. رعایت املا و گرامر:
   رعایت قواعد املا و گرامر در نوشتن نامه بسیار مهم است. باید از جملات کوتاه و شفاف استفاده کرد و از نوشتن جملات پیچیده و مبهم خودداری کرد.
5. ارجاع به مستندات و مدارک:
   اگر در نامه اداری خود به مستندات و مدارکی ارجاع داده می‌شود، باید در پایان نامه این مستندات و مدارک را به طور جداگانه نیز ارسال کنید.
6. ذکر نام و اطلاعات تماس:
   باید در پایان نامه، نام و نشانی شرکت یا سازمان، نام و نام خانوادگی فرستنده، پست سازمانی فرستنده، شماره تلفن و ایمیل فرستنده را ذکر کرد.
7. بررسی و ویرایش:
   قبل از ارسال نامه، باید آن را به دقت بررسی و ویرایش کرد تا اشتباهات املا و گرامری وجود نداشته باشد و محتوای مناسبی ارائه شود.
8. رعایت مهلت‌های زمانی:
   در نوشتن نامه اداری، باید به مهلت‌های زمانی موجود توجه کرد و در صورت نیاز، درخواست گسترش مهلت را مطرح کرد.

نوشتن نامه اداری به عنوان یک ابزار برای برقراری ارتباطات رسمی میان افراد و سازمان‌ها بسیار مهم است. با رعایت نکات فوق، می‌توانید نامه‌ای رسمی و مؤثر ارائه دهید.

نحوه شروع نامه اداری برای درخواست محترمانه

شروع یک نامه اداری درخواست با استفاده از کلمات محترمانه و مناسب، به عنوان یک اصل اساسی در ارتباطات رسمی بین سازمان‌ها و افراد، بسیار حائز اهمیت است. در ادامه، به برخی از کلمات محترمانه نامه و مناسب برای شروع نامه اداری اشاره می‌کنیم:

• با سلام و احترام،
• با احترام به فرماندهی شما،
• با سلام و احترام، همانگونه که آگاهید …..
• با سپاس از توجه شما،
• با توجه به درخواست شما،
• با احترام، پیرو نامه ی شماره ی …..
• با اطلاع از موضوع،
• با احترام به وضعیت فعلی،
• با درود و دعای خیر، بازگشت به نامه ی …..
• با احترام به مقام شما،
• با احترام به عنوان شما به عنوان …………………،
• با سلام و احترام، به اطلاع می رساند ….
• با صمیمیت و احترام،
• با احترام به نظر شما،
• با توجه به مسئله مطرح شده،
• با احترام، به آگاهی می رساند ….
• با احترام، به استحضار می رساند ….
• ضمن تبریک سال نو، عطف به نامه ی …..

استفاده از این کلمات محترمانه در شروع نامه اداری، نشان از احترام و توجه به مخاطب دارد و می‌تواند به برقراری ارتباطات موثر میان افراد و سازمان‌ها کمک کند.

شروع نامه اداری به مدیرعامل

برای نوشتن یک نامه اداری به مدیرعامل، می‌توانید از این کلمات مناسب در شروع نامه اداری درخواست استفاده کنید:

با سلام و احترام

با احترام به مدیریت محترم

با سپاس و احترام به مدیریت محترم

با توجه به مقام محترم مدیریت

با احترام به مدیریت محترم شرکت

باستحضار مدیرعامل محترم میرسانم

این کلمات محترمانه در شروع نامه به مدیرعامل، نشان از احترام و توجه به مقام و موضوع نامه دارد. و می‌تواند به برقراری ارتباطات موثر با مدیریت کمک کند. البته در نوشتن نامه، علاوه بر شروع مناسب، باید به موضوع نامه و فرمت نامه نیز توجه کنید.

اصول نگارش اسامی و سمت اداری در نامه

اسامی افراد در نامه اداری، باید ساده و احترام آمیز نوشته شود و القاب و عناوین اضافی حذف گردند. عناوین تحصیلی از قبیل: مهندس و دکتر و… در نامه اداری و رسمی نباید به کار رود.
در استفاده از سمت اداری افراد در نامه اداری، بهتر است واژه « محترم» به کار رود. اگر فرد مخاطب ما در یک اداره، دارای چند سمت و رده شغلی است باید سمتی نگاشته شود که با موضوع نامه‌مان مرتبط است.

نام اشخاص، حتما باید با املای صحیح نوشته شود. در این زمینه می‌توان از صحت املای آن با یک جستجو در اینترنت، مطمئن شد. پس از نام اشخاص از واژه‌هایی مانند« مدیریت » و « معاونت» و….. استفاده نشود. بهتر است شغل سازمانی افراد در این بخش درج شود. مانند«مدیر»، «معاون»، «رئیس»و…. چنانچه نام افراد را به کار نبرده بودیم می‌توانیم از واژه‌هایی مثل «مدیریت»، «معاونت»، «ریاست» و… استفاده کنیم.

اگر نامه اداری و رسمی ما خطاب به یک واحد مشخص در یک سازمان است باید پس از عنوان کلی و گذاشتن یک خط فاصله(-)، نام حوزه مورد نظر درج گردد. مثلا وزارت بازرگانی مدیریت امور استان‌ها؛ اگر نامه اداری و یا رسمی‌مان از نوع نامه‌های اداری درون سازمانی باشد دیگر نیازی به ثبت عنوان کلی در ابتدای نامه، نیست. در این صورت درج نام حوزه مورد نظر، کفایت می‌کند. مانند اداره کل امور اداری

انواع نامه های اداری

این مکاتبات پرکاربرد اداری یا همان نامه اداری، انواع گوناگونی دارد و به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شود که ما در این متن با آنان آشنا می‌شویم. سازمان ها امروزه برای ثبت و شماره دهی انواع نامه اداری از بهترین نرم افزار دبیرخانه استفاده می کنند.

دسته‌بندی از نظر مقام اداری فرد گیرنده:

• مقام سطح یک: این نامه ها جزو نامه‌ هایی هستند که به مقام‌های بزرگ مملکتی و حکومتی فرستاده می‌شوند. با عناوینی مثل رئیس جمهور، وزرا، رئیس یکی از سه قوه و… فرستاده می‌شوند
• مقام سطح دو: مخاطب نامه ها در این سطح به افراد سطح دوم هر سازمان فرستاده می‌شود اعم از مشاوران رئیس جمهور، معاونان، روسای سازمان‌های هم‌تراز با مقام‌های سطح دو…
• مقام سطح سه: بقیه عناوینی که در دو سطح بالا نباشند، در این سطح قرار می‌گیرند که به این نامه‌ ها، نامه های سطح سه گفته می‌شود.

نامه اداری از منظر سطوح سازمانی نیز بخش‌بندی مختلفی دارد:

سازمان‌ها ممکن است به انواع مختلفی با یکدیگر مکاتبه کنند. این نوع نامه ها از نظر اینکه سازمان های نویسنده یا گیرنده داخل یا خارج از سازمان باشد، متفاوت است. همچنین براساس نامه‌های خارجی یا داخلی نیز در بایگانی اسناد ذخیره می‌شوند.

• نامه صادره (نامه های خارجی): مکاتباتی که از درون سازمان با افراد یا سازمان‌هایی در خارج از آن انجام می‌شود، نامه های خارجی یا همان صادره می‌گویند. این نوع نامه ها ممکن است به یک وزارتخانه، شخص حقوقی یا حقیقی و یا سازمان دیگر باشد.
• نامه وارده: مکاتباتی که از بیرون یک سازمان وارد سازمان ما می شوند.
• نامه های داخلی: نامه های داخلی سازمان نامه هایی است که بین واحدهای مختلف داخل یک سازمان ردو بدل می‌شود و ممکن است موضوعات مختلفی داشته باشد. این نامه ها نیز می‌تواند از واحدهای بالارتبه‌تر به واحدهای پایین تر یا بالعکس اتفاق بیفتد.

دسته‌بندی انواع نامه اداری براساس مضمون نامه:

• نامه اداری دستوری: این نوع نامه ها از مقامات بالاتر و مدیران ارشد به پرسنل پایین‌تر فرستاده می‌شود.
• نامه های هماهنگی: این نوع نامه به لحاظ اینکه جنبه هماهنگی و اطلاعی دارد، بین دو مقام مساوی جابه‌جا می‌شود.
• نامه های بازدارنده: این نوع نامه ها نیز از مقامات بالاتر و مدیران به پرسنل نوشته می‌شود. مفهومی بازدارنده دارد و فرد را از انجام کاری منع می‌کند.
• نامه های درخواستی: نامه هایی هستند که در آن‌ها مقامات پایین تر از مدیران درخواستی دارند. این نامه های اداری با استفاده از فرم اداری ارسال می شوند. مثل درخواست وام، مرخصی و…
• نامه های امنیتی: این نوع نامه ها دسته ای از نامه ها هستند که شامل نامه های محرمانه نیز می‌شود. گاها این نوع نامه ها را در دبیرخانه محرمانه نگهداری می کنند.

همچنین نامه ها به نسبت قوانین و مقررات هرسازمان و نوع آن می‌تواند انواع دیگری نیز داشته باشد، که ما در این بخش تنها به دسته‌بندی‌های مهم و پرکاربردتر پرداختیم. با این حال سازمان ها برای مدیریت آنها از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنند.

اسکلت و فرمت نامه اداری کوتاه و رسمی

در زیر یک نمونه مینوت نامه یا فرمت نامه اداری رسمی را برای شما آورده‌ایم:

[سربرگ شرکت یا سازمان]

[تاریخ]

[نشانی شرکت یا سازمان]

[تلفن]

[ایمیل]

[نام و نشانی مقصد]

[موضوع نامه]

با سلام و احترام،

متن نامه اداری

با تشکر از توجه شما به این موضوع،

با احترام،

[نام و نام خانوادگی فرستنده]

[امضاء فرستنده]

[پست سازمانی فرستنده]

توضیحات فرمت:

۱٫ سربرگ شرکت یا سازمان:

در این بخش، نام شرکت یا سازمان، لوگو و نشانی شرکت یا سازمان قرار می‌گیرد.

۲٫ تاریخ:

تاریخ نامه را در اینجا قید کنید.

۳٫ نشانی شرکت یا سازمان:

آدرس شرکت یا سازمان را در این قسمت قید کنید.

۴٫ تلفن و ایمیل:

شماره تلفن و ایمیل شرکت یا سازمان را در اینجا قید کنید.

۵٫ نام و نشانی مقصد:

نام و نشانی مقصد نامه را در این بخش قید کنید.

۶٫ موضوع نامه:

موضوع نامه را در اینجا قید کنید.

۷٫ متن نامه اداری:

در این بخش، متن نامه اداری خود را بنویسید.

۸٫ نام و نام خانوادگی فرستنده:

نام و نام خانوادگی فرستنده را در اینجا قید کنید.

۹٫ امضاء فرستنده:

بعد از متن نامه، نام و نام خانوادگی فرستنده و امضا را قید کنید.

۱۰٫ پست سازمانی فرستنده:

پست سازمانی فرستنده را در این بخش قید کنید.

استفاده از پیش نویس نامه یا فرمت مناسب در نامه اداری رسمی، به خوانایی و رسالت‌آمیزی نامه کمک می‌کند و می‌تواند تأثیر مثبتی در برقراری ارتباطات سازمانی رسمی میان افراد و سازمان‌ها داشته باشد.

اجزای نامه اداری:

• سربرگ (سرلوحه)
• عناوین فرستنده و گیرنده: شامل نام سازمان و شخص و سمت آنها
• موضوع نامه: خرید تجهیزات – خروج کالا از انبار و…
• متن اصلی نامه
• محل امضاء
• رونوشت نامه
• نشانی

تعاریف انواع نامه های اداری:

تعریف نامه های وارده:

به نامه های سازمانی که وارد شرکت می شوند نامه وارده گویند. این نامه ها به صورت رسمی هستند و دارای سربرگ توسط فرستنده آن ارسال می شوند.این نامه ها دارای مهر و امضای رسمی فرستنده هستند. این نامه به صورت فیزیکی یا به صورت الکترونیکی از طریق فکس و ایمیل برای شرکت ما ارسال می شوند. این نامه ها پس از ورود به شرکت در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شرکت ما ثبت می شوند و رسید آن تحویل فرستنده می شود.

تعریف نامه های صادره:

به نامه های سازمانی که از شرکت خارج می شوند نامه صادره گویند. این نامه ها به صورت رسمی هستند و بر روی سربرگ شرکت ما هستند. این نامه های اداری دارای مهر و امضای رسمی شرکت ما هستند و برای دبیرخانه گیرنده ارسال می شوند. ارسال نامه ها ممکن است به صورت فیزیکی یا الکترونیکی از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب انجام شود.

تعریف نامه های داخلی:

به نامه هایی که در درون سازمان ما گردش دارند و بین پرسنل یا پست های سازمانی داخل شرکت رد و بدل می شود نامه داخلی گویند. این نامه ها ممکن است تشویق، توبیخ، صورتجلسه، بخشنامه، احکام و… باشد.

تعریف نامه اداری پیرو:

نامه هایی از نوع نامه صادره هستند که پیرو نامه صادره قبلی مجدد به گیرنده آن ارسال می شود. نامه پیرو معمولا برای پیگیری نامه قبلی با رعایت یک فاصله زمانی ارسال می شود. مثال:

امروز به شهرداری نامه می زنیم اما پس از گذشت یک هفته جوابی دریافت نمیکنیم. مجدد پیرو نامه قبلی مورخ قبلی و شماره قبلی یک نامه جدید ارسال میکنیم.

تعریف نامه اداری عطف:

به نامه صادره ای که در پاسخ به نامه وارده فرستنده ارسال می شود عطف نامه اداری گویند. عطف نامه یا جواب نامه برای پاسخگویی به نامه وارده ارسال می شود. مثال:

امروز به شهرداری نامه می زنیم، فردا شهرداری نامه را جواب میدهد و در جواب می گوید عطف به نامه مورخ … شماره …

چند نمونه موضوعات نامه اداری

در زیر چند نمونه از موضوعات نامه اداری درخواست را برای شما آورده‌ایم:

نامه اداری درخواست مرخصی:
در این نوع نامه، از مدیر یا رئیس سازمان درخواست مرخصی برای یک دوره زمانی مشخص می‌شود.

درخواست ارتقا و یا ترفیع:
در این نوع نامه، از مدیر یا رئیس سازمان درخواست ارتقا و یا ترفیع در پست شغلی خود را مطرح می‌کنید.

درخواست جابجایی به یک واحد دیگر:
در این نوع نامه، از مدیر یا رئیس سازمان درخواست جابجایی به یک واحد دیگر در سازمان را مطرح می‌کنید.

اعلام انصراف از شغل:
در این نوع نامه، شما از مدیر یا رئیس سازمان اعلام انصراف از شغل خود را مطرح می‌کنید.

اعلام تشکر و تقدیر:
در این نوع نامه، شما از فردی یا سازمانی که به شما در یک موضوع خاص کمک کرده است، تشکر و تقدیر می‌کنید.

شکایت و یا درخواست رفع مشکل:
در این نوع نامه، شما از مدیر یا رئیس سازمان درخواست رفع یک مشکل خاص را مطرح می‌کنید.

ارائه پیشنهاد و یا انتقاد:
در این نوع نامه، شما از مدیر یا رئیس سازمان پیشنهاد یا انتقاد خود را درباره یک موضوع خاص مطرح می‌کنید.

نامه اداری درخواست ارسال مدارک و یا اطلاعات:
در این نوع نامه، شما از فرد یا سازمانی درخواست ارسال مدارک و یا اطلاعات خاصی را مطرح می‌کنید.

اعلام شکایت از یک فرد یا سازمان:
در این نوع نامه، شما از فرد یا سازمانی شکایت خود را مطرح می‌کنید.

درخواست معافیت مالیاتی:
در این نوع نامه، شما از مراجع مالیاتی درخواست معافیت مالیاتی خود را مطرح می‌کنید.

نکات طلایی برای نوشتن نامه اداری

حالا که دانستید نامه اداری چیست و چه مشخصاتی دارد و با اجزای نامه آشنا شدید، برسیم به نکات مهم درباره نوشتن این نامه‌ها:

۱. بهتر است نامه اداری را تایپ کنید

نامه اداری را بهتر است تایپ کنید و به‌صورت دست‌نوشته نباشد، به‌خصوص اگر از طرف یک سازمان یا نهاد این نامه را می‌نویسید. دلیلش هم این است که خط شما ممکن است خوانا نباشد. در ضمن نامه عاشقانه یا دوستانه نمی‌نویسید که بگوییم با دستخط خودتان احساسات بهتر منتقل می‌شود. نامه اداری باید کاملا رسمی نوشته شود.

۲. برای نوشتن نامه اداری از وسط دفتر کاغذ جدا نکنید!

یادش بخیر یک زمانی سر کلاس وقتی درس طولانی می‌شد و حوصله‌مان سر می‌رفت از وسط دفتر کاغذ می‌کندیم و برای هم نامه می‌نوشتیم؛ اما در نامه اداری از این خبرها نیست! به‌هیچ‌عنوان نباید برای نوشتن نامه‌های رسمی و اداری از کاغذ متفرقه، کاغذ دفتر و چنین چیزهایی استفاده کنید. معمولا نامه‌های اداری در کاغذهای A4 یا A5 نوشته می‌شود.

۳. غلط املایی و مشکل نگارشی ممنوع!

در حالت عادی و برای نوشتن هر متنی باید حواستان به نکات ویرایشی و نگارشی و املای صحیح کلمات باشد؛ اما وقتی قرار است نامه رسمی و اداری نوشته شود، دقت و حساسیت به این موضوع باید بیش‌تر هم بشود. اگر در مورد نگارش و املای صحیح کلمات تردید دارید، به فرهنگ لغات مراجعه کنید. از ویراستارهای آنلاین و اینترنت هم می‌توانید کمک بگیرید. خلاصه این که به هر طریقی شده متن را بدون‌غلط بنویسید.

۴. به فارسی سخت ننویسید!

سخت‌نویسی نشان‌دهنده توانایی نویسنده نیست. از لغات نامانوس و عجیب‌وغریب استفاده نکنید. قرار نیست متن ادبی ثقیل بنویسید، نامه شما رسمی است و مخاطب دارد و مخاطب باید بفهمد چه چیزی نوشته‌اید. استفاده از کلمات ثقیل، فهم و بررسی نامه را دشوار می‌کند.

۵. از اصلاحات عامیانه استفاده نکنید

گفتیم که سخت و ثقیل ننویسید؛ اما حواستان باشد از آن‌ور بوم هم نیفتید! نامه اداری مثل نامه دوستانه نیست که هر طور دلتان خواست بنویسید، نباید در نامه رسمی از جملات عامیانه و اصطلاحات محاوره و کوچه بازاری استفاده کنید. نهایت احترام و ادب را در نامه رعایت کنید.

۶. به حاشیه نروید

در نوشتن نامه اداری از هر دری سخن نگویید و به حاشیه نروید، به طور صریح در متن نامه منظور خود را برسانید. سعی کنید تا جایی که ممکن است محتوای نامه را از حاشیه دور نگه دارید و به موضوع و بحث اصلی بپردازید. رعایت این نکات باعث می‌شود فرد مقابل بهتر و سریع‌تر منظور نامه را درک کند و اگر درخواستی دارید زودتر به آن رسیدگی شود.

۷. نامه اداری باید کوتاه، صریح و گویا نوشته شود

از زیاده‌گویی در نامه‌های اداری پرهیز کنید. نامه اداری باید مختصر و مفید باشد. در ضمن باید صریح و گویا نوشته شود و خیلی واضح منظور را برساند. در نامه‌های اداری باید روان بودن مطلب را لحاظ کرده و از به کار بردن عبارات و کلمات حشو خودداری کنید.

۸. احساسات را کنار بگذارید!

یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید هنگام نوشتن نامه اداری به آن دقت کنید، کنار گذاشتن احساسات است. در واقع منظورمان این است که مثلا به تعریف و تمجید زیاد نپردازید یا جملات تهدیدآمیز و توهین‌آمیز به کار نبرید و… خلاصه این که اغراق نکنید و احساساتی نباشید، این یک نامه رسمی است، موضوع دوستی و دشمنی با کسی نیست.

۹. ترجیحا به یک موضوع بپردازید

بهتر است در نامه‌های اداری فقط یک موضوع را مطرح کنید تا تمام تمرکز مخاطب نامه به آن موضوع باشد. اگر مجبور شدید در یک نامه به چند موضوع بپردازید، اول موضوع اصلی را بنویسید و سپس موضوعات فرعی را در نامه بیاورید.

۱۰. سلیقه فردی در نامه اداری جایی ندارد

نحوه نوشتن نامه های اداری و رسمی، اصولی دارند که هنگام نوشتن باید آن‌ها را رعایت کنید. در نامه نگاری اداری به‌هیچ‌عنوان نباید به سلیقه فردی خود اتکا کنید و چهارچوب نامه را به هم بزنید. علاوه بر این کار، بهتر است گزارش نویسی را هم بلد باشید، فراموش نکنید کسی که گزارش نوشتن را بلد باشد نامه نگاری برایش مثل آب خوردن است.

نمونه نامه اداری

نمونه‌های زیادی از نامه‌های اداری وجود دارد. در ادامه یک نمونه از نامه‌های اداری، حقوقی را مثال می‌زنیم.

بسمه‌تعالی

شماره: …

تاریخ: …

پیوست: …

جناب آقای/ سرکار خانم … رئیس / مدیر / سرپرست / محترم شعبه … دادگاه عمومی و حقوقی شهرستان …

موضوع: اعلام سمت در پرونده حقوقی

گیرنده: جناب آقای شیخی، رئیس شعبه

متن:

سلام و علیکم

احتراما اینجانب … به موجب وکالت‌نامه به شماره … که به پیوست این لایحه است، در مقام دفاع از موکل خود، …، در پرونده به شماره بایگانی … مطروح نزد آن مقام محترم، اعلام سمت نموده و تقاضای مطالعه و اخذ رونوشت از اوراق پرونده را دارم.

مشخصات فردی و اداری فرستنده: آقای …

امضا

رونوشت به: دفتر شعبه

گیرندگان رونوشت: مدیر دفتر شعبه آقای …

اهداف نوشتن نامه‌ اداری

نامه‌های رسمی و اداری با اهداف متفاوتی نوشته می‌شوند. بر مبنای اهداف مختلف، نگارش آن‌ها نیز با هم فرق می‌کند. برخی از اهداف نوشتن نامه‌های رسمی و اداری بدین شرح هستند.

1.  برای درخواست استعفا
2.  برای درخواست همکاری با سازمان
3.  برای درخواست خرید کالاها یا خدمات سازمان
4.  برای درخواست نمایندگی سازمان

نمونه 1

بسمه تعالی

موضوع : درخواست استخدام

مدیر محترم شرکت …..

با سلام و احترام

اینجانب …………… متولد …………… دارای مدرک تحصیلی …………… و مهارت‌های ……………. درخواست استخدام در مجموعه تحت امر شما در سمت شغلی ……… را دارم.

امیدوارم ویژگی‌های اینجانب مورد توجه شما قرار گرفته و زمانی میسر گردد تا بتوانم درخواست‌های مورد نیاز این شرکت را عملی سازم.

از زمانی که صرف بررسی رزومه این جانب نمودید، صمیمانه تشکر می‌کنم.

با آرزوی سلامتی و موفقیت روز افزون شما

با تشکر

نام و نام خانوادگی/ امضاء

نمونه 2

بسمه تعالی

موضوع : درخواست وام

جناب آقای / سرکار خانم …… مدیر محترم شرکت …….

ضمن عرض سلام و احترام

اینجانب …………. برای تأسیس یک واحد اداری جدید با پروانه کسب ………. تقاضای درخواست وام از آن واحد محترم را دارم. خواهشمند است دستور بررسی پرونده اینجانب را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به بنده اقدام گردد.

با تشکر

نام و نام خانوادگی/ امضاء

نمونه 3

بسمه تعالی

موضوع : اعلام استعفا

سرکار خانم/ جناب آقای …..

با سلام

اینجانب …….. ضمن عرض خوشحالی بابت … سال همکاری در مجموعه شما، بدینوسیله درخواست استعفا و عدم ادامه همکاری با این مجموعه را از تاریخ ………. بنا به دلایل شخصی، اعلام میدارم.

از جنابعالی بابت برخورد صبورانه و به اشتراک گذاری تجارب ارزشمند خود در اختیار بنده، کمال تشکر را دارم.

با احترام

نام و نام خانوادگی/ امضاء

نحوه نوشتن نامه های اداری و نامه‌های اداری، ابزاری مهم در ارتباطات سازمانی هستند و نوشتن آنها به شیوه‌ای خاص انجام می‌شود. برای نوشتن یک نامه اداری موثر و قابل درک، ابتدا باید در مورد ساختار آن آگاهی کسب کنید. این ساختار شامل سربرگ، تاریخ، آدرس، مخاطب، متن اصلی، تبریک، امضا و ضمایم است. همچنین باید از زبان رسمی و محترمی در نوشتار خود استفاده کنید و جزییات کار را به صورت دقیق و واضح بیان کنید. همچنین پیروی از قوانین و فرمت‌های استاندارد در نوشتن نامه‌های اداری، موثریت را به آن اضافه می‌کند.