مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM چیست ؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM ﺑﻪ ﻃﻮﺭ ﺧﻼﺻﻪ ﺭﺍﻫﯽ ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﺷﺮﮐﺖ ﺷﻤﺎ ﻓﺮﺍﯾﻨﺪﻫﺎﯼ کسب و کار  ﺭﺍ ﻣﺪﯾﺮﯾت کرده ﻭ ﺑﻬﺒﻮﺩ ﻣﯽ ﺑﺨﺸﺪ. ﺍﯾﻦ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻧﺪ ﺑﻪ ﻣﻌﻨﺎﯼ ﺍﯾﺠﺎﺩ ﺍﻧﻮﺍﻉ ﺗﻐﯿﯿﺮ ﺩﺭ ﻧﺤﻮﻩ ﺍﺟﺮﺍﯼ ﭘﺮﻭﮊﻩ ﺑﺎﺷﺪ. ﺑﻪ ﻋﻨﻮﺍﻥ ﻣﺜﺎﻝ ﺷﻤﺎ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻧﯿﺪ ﺑﺎ ﺣﺬﻑ ﯾﺎ ﺍﺿﺎﻓﻪ ﮐﺮﺩﻥ ﯾﮏ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﺁﻥ ﺭﺍ ﺗﻐﯿﯿﺮ ﺩﻫﯿﺪ ﯾﺎ ﺑﺎ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﺍﺯ ﻓﻦ ﺁﻭﺭﯼ ﻫﺎﯼ ﺟﺪﯾﺪ و برخی تغییرات دیگر آن فرایند را ﻃﺮﺍﺣﯽ ﻣﺠﺪﺩ ﮐﻨﯿﺪ.  ﻫﺮ ﺑﺨﺶ ﺩﺭ ﺷﺮﮐﺖ ﻣﺴﺌﻮﻝ ﺟﻤﻊ ﺁﻭﺭﯼ ﻣﻘﺪﺍﺭﯼ ﻣﻮﺍﺩ ﺍﻭﻟﯿﻪ ﯾﺎ ﺩﺍﺩﻩ ﻭ ﺗﺒﺪﯾﻞ ﺁﻥ ﺑﻪ ﭼﯿﺰﻫﺎﯼ ﺩﯾﮕﺮ ﺍﺳﺖ.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار

ﻣﻤﮑﻦ ﺍﺳﺖ ﺩﻩ ﻫﺎ ﯾﺎ ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﻭﺟﻮﺩ ﺩﺍﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ ﮐﻪ ﻫﺮ ﺑﺨﺶ ﻣﺴﺌﻮﻝ ﮐﻨﺘﺮﻝ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﻩ ﺁﻧﻬﺎﺳﺖ. ﺑﺎ ﮐﻤﮏ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻓﺮﺍﯾﻨﺪ کسب و کار، ﺷﺮﮐﺖ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﮐﻠﯽ ﻭ ﺟﺪﺍﮔﺎﻧﻪ ﺑﻪ ﺍﯾﻦ ﻣﺮﺍﺣﻞ ﻭ ﻓﺮﺍﯾﻨﺪﻫﺎ ﻧﻈﺎﺭﺕ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ، ﺑﺎ ﺗﺠﺰﯾﻪ ﻭ ﺗﺤﻠﯿﻞ ﻭﺿﻌﯿﺖ ﮐﻨﻮﻧﯽ، ﺯﻣﯿﻨﻪ ﻫﺎﯼ ﭘﯿﺸﺮﻓﺖ ﺭﺍ ﺑﺮﺍﯼ ﺍﯾﺠﺎﺩ ﯾﮏ ﺳﺎﺯﻣﺎﻥ ﮐﺎﺭﺁﻣﺪﺗﺮ ﻭ ﻣﻮﺛﺮﺗﺮ ﻣﺸﺨﺺ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ.ﺩﺭ ﺩﻧﯿﺎﯾﯽ ﻣﻤﻠﻮ ﺍﺯ ﺭﻗﺒﺎﯼ کسب و کار  ﻣﺨﺘﻠﻒ،ﮔﺎﻫﯽ ﺍﻭﻗﺎﺕ ﻣﻮﻓﻖ ﺑﻮﺩﻥ ﻭ ﺑﻬﺘﺮﯾﻦ ﺑﻮﺩﻥ ﮐﺎﺭ ﺳﺨﺘﯽ ﺍﺳﺖ؛ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻓﺮﺍﯾﻨﺪ کسب و کار، ﯾﮑﯽ ﺍﺯ ﺭﻭﺵ ﻫﺎﯾﯽ ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﻪ ﮐﻤﮏ ﺷﻤﺎ ﻣﯽ ﺁﯾﺪ. ﺍﯾﻦ ﺭﻭﺵ ﺍﻣﺮﻭﺯﻩ ﺑﺴﯿﺎﺭ ﻣﺤﺒﻮﺏ ﻭ ﻣﻮﺭﺩ ﺗﻮﺟﻪ ﺍﺳﺖ. ﺍﯾﻦ ﻣﻮﺿﻮﻉ می ﺗﻮﺍﻧﺪ ﺑﺮﺍﯼ ﺷﻤﺎ ﮔﯿﺞ ﮐﻨﻨﺪﻩ ﺑﺎﺷﺪ، ﻣﮕﺮ ﺍﯾﻨﮑﻪ ﯾﮏ ﻣﺪﯾﺮ ﺍﺟﺮﺍﯾﯽ ﺑﺎﺗﺠﺮﺑﻪ ﺑﺎﺷﯿﺪ.

مدیریت فرآیند کسب­ و کار (Business Process Management)، بسته به رویکرد افراد مختلف، تعاریف متفاوتی دارد. به طور کلی BPM عبارت است از تحلیل فرآیندهای کسب و کار End To End با استفاده از مدل‌ها و سناریوهای متفاوت به منظور درک شیوه انجام فعالیت­‌ها توسط یک سازمان بزرگ. این امر موجب ایجاد بینشی جدید برای ارائه توصیه و آزمون بهینه‌سازی‌ها و بهبودهای سازمانی شده و تکرار مجدد فرآیند برای بهبود مداوم و بهینه‌سازی فرآیند را باعث می­‌شود.

فیلم آموزش مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM

مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM، یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است که تلاش می کند فرآیندهای سازمان را با استراتژی های سازمان هم جهت کند و علاوه بر آن رضایت مشتری را با بالا بردن کیفیت محصول/خدمت افزایش دهد.

مدیریت فرآیند کسب و کار در واقع هم پوشانی دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات (IT) است که با رشد و ترکیب این دو علم پدیدار شده است.

فرآيندهای موجود در هر سازمان یا شرکت با هدف دستیابی به اهداف سازمانی طراخی می شوند تا با ایجاد عملکردی بهتر نیازها و خواسته های مشتریان را برطرف سازند.

یک فرآیند کسب و کار زمانی مفید خواهد بود که به طور صحیحی انتخاب و سپس انجام پذیرد. سه نوع فرآیند کسب و کار وجود دارد که در ادامه با آنها آشنا خواهید شد :

1. فرآیندهای مدیریتی : این نوع فرآیندها فعالیت های نظام مندی مانند مدیریت راهبردی و شیوه اداره سازمان را حمایت می کنند.
2. فرآیندهای عملیاتی : این نوع فرآیندها در راستای کسب و کار اصلی سازمان، ارزش هایی را ایجاد می کنند.
3. فرآیندهای پشتیبانی : این نوع فرآیندها در واقع پشتیبانی برای فرآیندهای عملیاتی هستند.

این تعریف دربردارنده دو نکته اساسی است:

نخست اینکه، BPM در حالت کلی به دنبال شناسایی و بهینه‌­سازی شیوه ارائه محصولات و خدمات توسط سازمان­‌ها، شیوه کار کردن پرسنل و کیفیت کاری و ارتباطی با سایر پرسنل و خریداران محصولات سازمان است.

دوم اینکه، یک راهکارِ یک‌بار مصرف نیست. کارکرد BPM شامل تشخیص چگونگی عملکرد اجزا و بهینه‌سازی مداوم به‌منظور نیل به نتایج ملموس برای کسب‌وکار است. نتایج معمولاً منتهی به بهبود حداقل یکی از شاخص‌­های کسب و کار زیر می‌­شود:

• افزایش درآمد
• افزایش سود
• کاهش هزینه‌های عملیاتی
• افزایش ارزش مشتری (در مقابل ارزش چرخه عمر مشتری)
• کاهش نرخ خروج مشتری
• کاهش نرخ خروج کارکنان

معمولاً در یک کسب‌وکار، فرآیندهایی وجود دارند که بر این شاخص‌­ها تأثیر می‌گذارند همانند بهبود جریان کار در فرآیند ارتباط با تأمین‌کنندگان به منظور کاهش هزینه‌ها یا بهبود فرآیندهای فروش برای افزایش درآمد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM واقعاً شبیه به چیست؟

حال که به تعریف روشن‌تری از مفهوم BPM رسیدیم، ببینیم این مفهوم در عمل چگونه کار می­‌کند؟

کسب‌وکارها متفاوت‌اند، ولی یک پروژه مدیریت فرآیند کسب‌وکار درمجموع دربرگیرنده گام­‌های زیر است:

• شناسایی شاخص­‌های کلیدی

اگرچه بیشتر شاخص­‌های کلیدی که بیان کردیم، هم‌پوشانی دارند ولی نیاز است پیش از ورود به شناسایی/ نگاشت و بهینه‌سازی فرآیندها،  این شاخص‌­ها را مشخص کنیم. این گام معمولاً توسط یا با کمک سطوح بالای سازمان انجام می‌­شود. به عنوان مثال یکی از شاخص‌­های نمونه در بخش مدیریت تولید یک کارخانه تولید نوشیدنی، درخواست مواد اولیه از انبار است.

• نگاشت فرآیندهای موجود

تا وقتی متوجه نشوید که آغاز و پایان کار چگونه خواهد بود، نخواهید دانست آن را بهبود دهید یا بهینه کنید؛ این کار همان نگاشت فرآیندهای کسب‌وکار است. . فرآیندهای کسب‌وکار یعنی نگاشت شیوه کار کردن فرآیندها و ارتباط آن­‌ها با فرآیندهای مربوطه. به مرور، شما یک نقشه فرآیندی بزرگ از کل سازمان می‌­سازید. این نقشه بسته به پیچیدگی محصول و ابعاد کسب‌وکار، می‌تواند یک نمودار بسیار پیچیده یا یک گردش کار ساده باشد.

لازم است اشاره شود بسیاری از سازمان‌ها این کار را یک‌بار موقع ساخته‌شدن فرآیندها انجام می‌دهند؛ مثلاً وقتی تیم فروش را ایجاد می­‌کنند، یک واحد یا اداره جدید افتتاح می­‌شود یا یک خط تولید جدید پیشنهاد می­‌شود؛ ولی با گذشت زمان، فرآیندهای ایجاد شده، مکتوب شده و شیوه کارکرد واقعی افراد، متفاوت می­‌شود.

لذا یک بخش مهم از نگاشت فرآیند این است که بنشینیم و با افراد درباره اینکه کارها را چگونه به انجام می‌رسانند، حرف بزنیم؛ خصوصاً درباره جمع‌آوری درخواست‌ها و بعد نگاشت فرآیند واقعی کسب‌وکار با استفاده ازنمودارها.

در مثال کارخانه تولید نوشیدنی، پس از ارجاع برنامه تولید به مدیر خط، بج صادر شده و از انبار کارخانه، ارسال مواد اولیه موردنیاز برای تولید محصولات درخواست می­‌شود. در این فرآیند نمونه و کوتاه شده، مدیر برنامه‌­ریزی تولید، مدیر تولید و مدیر انبار به عنوان بازگیران اصلی حضور دارند.

• تعریف شرایط ایده‌آل (بهترین وضعیت)

با نگاشت فرآیندهای مستندسازی شده موجود و روش‌های انجام کار، احتمالاً می‌توانید گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌ها را پیدا کنید و ریسک فرآیند و پروژه را مشخص کنید. مثلاً اینکه در هر مرحله فقط یک «تأییدکننده» وجود دارد و در صورت نبود وی، هیچ فرد جایگزینی برای تأیید وجود ندارد.

گام بعدی در BPM، ایجاد یک مدل ایده‌­آل است. فرآیند چطور باید کار کند؟ چطور می‌توان بر کارایی آن افزود؟ برای بهبود آن چه می‌توان کرد؟

این مرحله معمولاً بیشتر در مورد مشکلات موجود، نمود پیدا می‌کند؛ مثلاً ما فقط یک تأییدکننده داریم. پس به بیش از یک نفر برای تأیید درخواست­‌ها نیاز داریم؛ مثلاً باید به عنوان جایگزین، فلان فرد نیز مجوز تأیید داشته باشد. در مثال بیان شده، امکان دارد که بتوان این فرآیند را طی ۳ ساعت انجام داد، حال سوال این است که چگونه می­‌توان این فرآیند را به ۲.۵ ساعت کاهش داد؟ این تصویر وضعیت ایده‌­آل این فرآیند خواهد بود.

• مدل کردن فرآیندهای جدید کسب‌وکار در سناریوهای مختلف

به‌طورکلی BPM درباره بهینه‌سازی است، یا به‌بیان‌دیگر آزمودن و اصلاح کردن. اما برخلاف یک A/B تست ساده، فرآیندهای کسب و کار، اغلب طولانی و پیچیده هستند و عدم عملکرد صحیح آن‌ها پیامدهای پرهزینه‌­ای دربردارد. به همین دلیل یک گام اضافی بین شناسایی و تست وجود دارد و آن مدل کردن فرآیندها است.

برای نمونه تصور کنید در حال تکمیل یک پروژه مدیریت فرآیند کسب  و کار در خط مونتاژ خودرو هستید. اگر خطایی در تست شما رخ دهد، خودروها با ایرادات احتمالی وارد بازار خواهند شد. در نتیجه چه بعداً توسط شرکت اصلاح شوند یا نشوند؛ موجب خدشه­‌دار شدن برند خودرو و شرکت سازنده در بازار می­‌شود. در هر صورت این امر موجب وارد شدن هزاران میلیون دلار خسارت به شرکت سازنده و مشتریان می­‌شود.

به همین دلیل متدولوژی BPM معمولاً چندین مدل با سناریوهای مختلف را می‌سازد تا ببینیم تغییرات، چگونه بر خروجی نهایی اثر می‌گذارند.

در مثال کارخانه تولید نوشیدنی، یک سناریو نمونه، قرار دادن واحد برنامه‌­ریزی تولید در داخل واحد مدیریت تولید است یا مثلاً می­‌توان محل تولید و انبار را در یک نقطه جغرافیایی متمرکز کرد یا مثلاً می­‌توان درخواست ارسال مواد اولیه را طوری تنظیم کرد که ۱۰ دقیقه پیش از آغاز تولید محصول موردنظر، پای خط تولید باشد و … .

• پیاده‌­سازی سناریو انتخابی و رصد خروجی‌ها

مرحله بعدی، پیاده‌سازی سناریو انتخابی است. در این گام مدل انتخابی به شیوه قابل‌ردیابی، تکرارپذیر و استانداردشده پیاده‌­سازی می­‌شود. در این مرحله، خروجی‌ها پایش شده و به KPI (شاخص‌های) اصلی، وصل می‌شوند. آیا این شیوه کارکرد، کسب‌وکار را به اهداف خود نزدیک‌تر می‌کند؟ جای نتایج نامطلوب کجاست؟

طبیعتاً بار اول همه کارها درست پیش نمی‌رود. برای همین است که BPM ذاتاً یک متدولوژی تکرارپذیر است و به همین دلیل، مرحله بعدی آغاز می‌شود.

در این مرحله مثلاً سناریو قرار دادن انبار در محل خط تولید در کارخانه تولید نوشیدنی را پیاده‌­سازی می­‌کنیم و اثر آن بر شاخص­‌های تعریف شده را رصد می‌­کنیم.

• بهبود و تکرار

گام بعدی، بهبود و تکرار فرآیندها است. پس از آخرین بهینه‌سازی فرآیند، چه چالش‌های جدیدی ایجاد شده است؟ چه مشکلاتی ایجاد شده است؟ اگر سنجه‌ها با ضریب ۲ بهبود یافته باشند، آیا می‌توانید فرآیند را بهتر کنید و ضریب را به ۳ برسانید؟ در طول زمان، یک فرآیند کسب‌وکار، تا جایی که کاراتر و بهینه‌­تر برای نوع استفاده سازمان بشود، تکامل می­‌یابد.

ممکن است شاخص مدنظر ما به ۲.۴۵ دقیقه رسیده باشد. حال بررسی می­‌کنیم که چه چالشی باعث شده است که این شاخص به طور کامل تحقق نیابد. رفع موارد گلوگاه‌­ها مطابق با بررسی­‌های انجام شده و جاری کردن مجدد فرآیند بر اساس سناریو جدید، موجب تکرار و بهبود مستمر این فرآیند می­‌شود.

ارتباط BPM و Digital transformation چگونه است؟

BPM و تحول دیجیتال دارای ارتباطات مشخصی هستند و به همین دلیل درک ارتباطات آن­ها بسیار ضروری است. نخست، وقتی سازمان‌ها مقدمات اولیه تحول دیجیتال را فراهم می‌کنند، صرفاً به دنبال خرید فناوری جدید نیستند. بلکه این سازمان­‌ها به دنبال کاراتر کردن سیستم‌­های­شان از طریق موارد زیر هستند:

• تغییر شیوه کار کردن افراد
• تغییر نگرش‌های افراد
• در اختیار قراردادن ابزارها برای افراد به منظور بهبود کارایی
• خودکار کردن وظایف تکراری و خسته­‌کننده به طوری که کارمندان بتوانند بر کارهای باارزش‌تر و غیرقابل خودکارسازی، تمرکز کنند.

کسب‌وکارها معمولاً با این روش‌ها به دنبال تغییر فرآیندهای خود هستند. این­جاست که BPM می­تواند به‌عنوان یک فرصت عالی به تحول دیجیتال سازمان­ها کمک کند.

اساساً وقتی که به دنبال کندوکاو در شیوه کار کردن کسب و کار خود هستید بهتر است فرآیندهای­‌تان را هم اصلاح کنید. علاوه بر این در حال حاضر، توصیه استفاده از BPM بیشتر مربوط به اکتساب فناوری ‌به منظور طراحی فرآیندهای حل اشتباهات، خطاها و فرآیندهای دستی مربوط می­‌شود. با این فناوری­‌ها، کارمندان وقت آزاد بیشتری برای کارهای دیگر خواهند داشت. به همین دلیل انتظار می‌رود مشاوران BPM به بهره‌وری سازمان کمک کنند.

بنابراین پرسش‌ها و توصیه‌ها برای مدیریت فرآیند کسب  و کار شبیه به پرسش‌ها و توصیه‌های تحول دیجیتال هستند مخصوصاً وقتی که موضوع مورد بررسی، اکتساب و استقرار فناوری نوین است. عموماً یک تیر و دو نشان همیشه گزینه جذاب­‌تری است؛ به‌ویژه چون که ایجاد مقدمات تحول دیجیتال، نتیجه و هزینه بیشتری نسبت به BPM دارد.

پس اگر این دو را در راستای هم ببینیم، سازمان‌ها خواهند توانست هزینه‌های بالاسری را از دو طریق منافع کوتاه‌مدت BPM و منافع بلندمدت تحول دیجیتال، جبران کنند.

روش مدیریت فرایندها:

۱-شناسائی اولویت های بهبود:

اگر سازمان اولین دوره استقرار مدیریت فرایندهای سازمانی خود را تجربه می نماید، از لحاظ ایجاد یکپارچگی سازمانی میان فرایندها، مناسب است تمامی فرایندهای ایجاد کننده ارزش در سازمان را به عنوان اولویت های بهبود در نظر گیرد.زیرا ورودی ها و خروجی های فرایندهای مختلف بایکدیگر همپیوند و یکپارچه هستند و در صورت فقدان یک مدل فرایندی جامع و گسترده امکان تحلیل زیر فرایندها و انجام بهبود های آتی میسر نخواهد بود. بدیهی است در اولین تلاش، سازمان فرایندهای کسب و کار خود را متناسب با بلوغ فرایندی موجود و زمینه های فرهنگ سازمانی و سبک مدیریتی حاکم بر شرکت طرح ریزی می نماید زیرا یکی از مولفه های شکست در مدیریت اثربخش فرایندها، طرح ریزی آنها به گونه ای است که با توجه به امکانات دانشی، مهارتی، نرم افزاری و سخت افزاری موجود امکان جاری سازی و اجرای آنها وجود نداشته باشد.

اما اگر سازمان قبلا فرایندهای کسب و کار خود را تدوین نموده و اکنون درصدد بهبود مستمر آنها است ( چرخه دوم به بعد ) ، اولویت های بهبود بر اساس دو عامل میزان تاثیر گذاری فرایند بر سازمان (Gain) و درجه نارسائی آن (Pain) تعیین می گردد. شاخص میزان تاثیر گذاری مرتبط با استراتژی های سازمان است به این مفهوم که هرچه نقش آن فرایند خاص در دستیابی سازمان به راهبردهایش بیشتر باشد، از اولویت بیشتری برای بهبود برخوردار خواهد شد. شاخص درجه نارسائی نیز به میزان انحراف شاخص های اندازه گیری شده فرایند از اهداف تعیین شده برای آن بستگی دارد یعنی هرچه اجرای یک فرایند با نارسائی بیشتری برخوردار باشد و شاخص های اندازه گیری شده برای آن فاصله بیشتری با میزان هدف داشته باشد، از اولویت بیشتری برای توجه و بهبود برخوردار خواهد بود. نهایتا در مرحله شناسائی اولیت های بهبود ، سازمان با در نظر گرفتن دو عامل اثر گذاری و نارسائی، فرایندهای دارای اولویت و کاندیدا برای بهبود را مشخص می نماید.

۸ دلیل برای استقرار مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM

مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM یک سیستم مدیریتی است که هدف آن بهبود عملکرد سازمان از طریق بهینه‌سازی فرآیندهای سازمان، مدیریت مناسب و حفظ آن دسته از تغییرات فرآیند است که درجهت بهبود انجام شده است.

در حال حاضر دنیای تجارت به سرعت در حال تغییرات است و زمانی برای تردید وجود ندارد. در هر حوزه‌ای رقابت در حال افزایش است و بازار نسبت به اشتباهات تحمل کمتری دارد، و شرکت‌ها چه در سطح بین‌الملل و چه در سطح کشورها و حتی ناحیه‌های جغرافیایی کوچکتر، نیاز به پیشرفت، توسعه و تغییر را تشخیص داده‌اند. به همین دلیل سازمان‌های بیشتری در سراسر جهان به دنبال پیاده‌سازی مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) هستند.

برای اینکه درک درستی از چرایی توجه سازمان‌ها و مشاوران کسب و کار به استقرار مدیریت فرآیند و نرم‌افزارهای BPMS  داشته باشیم، در این مطلب به مرور برخی از مزایای BPM می‌پردازیم.

1. BPM می‌تواند به مشاغل کمک کند تا هزینه‌ها را کاهش دهند.

سازمان‌ها برای این که پابرجا بمانند باید در کنار بقیه امور مهم بر کاهش هزینه‌ها نیز متمرکز شوند.

در پروژه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ابتدا فرآیندهای هر سازمان شناسایی و بعد از آن فرآیندها با جزئیات، معمولا با زبان مدلسازی BPMN ترسیم می‌شوند. این نقشه‌های فرآیند درک خوبی نسبت به مدت زمان، منابع مورد نیاز و هزینه‌های موجود در فرآیند را ارائه می‌دهد.

پس از اتمام روند مدلسازی فرآیند، تشخیص این که کجا می‌توان هزینه‌ها را کاهش داد بسیار ساده‌تر است. این امر می‌تواند با از بین بردن افزونگی‌ها، شناسایی مسائل مربوط به کنترل کیفیت و برجسته کردن موارد اضافی و هزینه‌های کار محقق می‌شود.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM همچنین می‌تواند به سازمان‌ها برای یافتن فرآیندهایی که ارزش صرف وقت و سرمایه‌گذاری ندارند، کمک کند. در حین اجرای BPM بعضی مواقع این فرآیندها از بین می‌روند. بنابراین برای موفقیت در کسب‌وکار، بنگاه‌های اقتصادی و سازمان‌ها باید بتوانند نسبت به تغییر اوضاع اقتصادی واکنش نشان دهند. این امر یعنی شناسایی و حذف هزینه‌های قابل حذف فرآیندها و همچنین آگاهی نسبت به فرآیندهایی که در کسب و کار مهم هستند.

شما می‌توانید برای ایجاد تجربیات بهتر مشتری، از BPM و ابزارهای اجرای آن یعنی نرم‌افزار BPMS استفاده کنید. معمولا تجربه ناموفق و ناراحت کننده دلیل اصلی مشتریان برای رها کردن یک محصول یا خدمت است. شما می‌توانید با پیاده‌سازی رویکرد BPM یکپارچه در سازمان خود در جهت افزایش رضایت مشتریان گام بردارید. BPM منجر به بهبود عملکرد شما می‌شود و این بهبود عملکرد تجربه‌های مثبت در مشتریان شما به همراه دارد.

2. BPM کمک می‌کند تا نیازهای جدید بازار را تشخیص و پاسخ دهند.

سازمان‌ها باید بتوانند تغییر نیازمندی‌ها، خواسته‌ها و ترجیحات مشتری را تشخیص دهند و نسبت به این تغییرات واکنش مناسب و سریع نشان دهند. این موضوع زمینه‌ی دیگری است که در آن یک استراتژی موفق BPM می‌تواند راهگشا باشد.

سازمان‌ها می‌توانند فرآیندها را بهبود بخشند تا نیازهای مشتری را بهتر برآورده سازند. این روند تاثیر مستقیمی بر شاخص‌هایی مانند رضایت و حفظ مشتری دارد. علاوه بر این، اصلاح فرآیندهای کسب و کار به گونه‌ای که پاسخگوی نیاز مشتریان باشد، اغلب منجر به پیشرفت‌های مهم دیگری می‌شود که منجر به بهره‌وری و کارآیی بهتر می‌شود.

برخی دلایل دیگر برای تغییر فرآیند به گونه‌ای که سازمان در جهت تحقق نیازهای مشتری حرکت کنند عبارت است از:

• تامین نیازهای مشتری غالبا به طور غیرمستقیم منجر به بهبود بهره‌وری می‌شود.
• فرآیندها برای کمک به رفع نیازهای متغیر انعطاف‌پذیرتر می‌شوند.
• فرآیندها را می‌توان با هدف جدید یا اضافی برای بهبود تجربیات مشتری دوباره مهندسی کرد.
• نوآوری.
• نرم‌افزار BPM یا عبارتی BPMS به شما امکان می‌دهد با کنترل‌های داخلی کیفیت را به سرعت بهبود دهید.

3. سازمان‌ها درمی‌یابند که مدل‌های قدیمی کسب و کار، دیگر موثر نیست.

اگر شرکت یا سازمان شما مطابق با الگوی مشاغل منسوخ کار می‌کند، نمی‌توان انتظار داشت به اندازه‌ی نیاز بازار پیشرفت کند. امروز زمان انجام تغییرات است نه در مقطعی از آینده که ممکن است دیر شده باشد. سازمان‌ها نمی‌توانند به سادگی تغییرات رخ داده در اطراف خود را نادیده بگیرند.

فناوری، مردم، عادات مشتری، تغییر شرایط اقتصادی و عوامل دیگر همه در حال تغییر هستند. اگر نتوانید تغییرات مناسب را در زمان مناسب انجام دهید، تقریباً تضمین کرده‌اید که رقبای شما به راحتی شما را از کسب و کارتان بیرون برانند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM  به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای فعلی خود را درک کرده و فرآیندهای بهبود یافته جدیدی را ایجاد کنید. برخی از اثرات BPM در این روند:

• اجرای یک پروژه موثر BPM به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا فرآیندهای مورد نیاز خود را شناسایی کنند. فرآیندهایی مورد نیاز همان فرآیندهایی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند نتایج مورد انتظار خود را به دست آورند.
• نقاط ضعف سازمان باید شناسایی شود تا تغییراتی که ایجاد می‌شود بتواند به سازمان قابلیت‌های مورد نیاز برای پیشرفت را اعطا کند..

4. BPM می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری شود.

با افزایش رقابت، شرکت‌ها باید به بهترین وجه کار کنند. BPM می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به مشتریان خدمات بهتر و بیشتری ارائه دهند. این مهم یعنی حفظ مشتری و بازار و در نتیجه کسب سود نتیجه نهایی این افزایش بهره‌وری خواهد بود.

یک نمونه موفق در این خصوص شرکت آدیداس است که یک روند تغییرات و اصلاحات اساسی را طی کرد. این امر منجر به تحقق چندین هدف سازمانی شد که یکی از آن‌ها بهبود بهره‌وری بود. آدیداس موفق شد که زمان بین دریافت سفارش و عکس العمل نسب به آن را کاهش دهد. این امر باعث شد تا فرآیند دریافت و ارسال سفارشات سریع‌تر و کارآمدتر اجرا شود. این موفقیت به لطف نوعی تحلیلی عینی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به وجود می‌آورد، حاصل شد. به عبارت دیگر بدون اجرا مدیریت فرآیند در این شرکت احتمالا ناکارآمدی و گلوگاه‌ها به راحتی تشخیص داده نمی‌شد.

5. BPM شانس سازمان در عرصه رقابت را افزایش می‌دهد. 

اگر سازمانی نتواند با رقبای خود همگام شود، سریعاً کنار می‌رود و همین امر می‌تواند به سقوط آن سازمان منجر شود.

وقتی که فرآیندهای یک سازمان تکراری و ناکارآمد باشند، این بدان معنی است که آن سازمان بر تحقیق و توسعه، یا فعالیت‌های دیگری که باعث می‌شود سازمان در رقابت عقب نماند تمرکز نکرده است.

بدون ساده کردن فرآیندهای کسب و کار، تمرکز همیشه عملیاتی و عکس العمل نسبت به شرایط فعلی خواهد بود و این امر نوآوری را محدود می کند. این شرایط سرعت سازمان را برای تغییرات کاهش می‌دهد و هیچگاه قادر نخواهد بود پیش‌تر از شرایط تحمیلی کسب و کار حرکت کند. زمانی که فرآیندهای سازمان قابل اطمینان و کارآمد باشند، سازمان با اطمینان بالاتری منابع بیشتری برای رشد و توسعه اختصاص خواهد داد.

6. BPM حفظ مشتری را آسان‌تر می‌کند.

به‌دست آوردن مشتریان جدید به اندازه کافی دشوار است. حفظ آن‌ها حتی می‌تواند یک چالش بزرگ‌تر باشد. هنگامی که سازمان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند بهره‌وری و نوآوری را بهبود می‌بخشد، مشتریان احتمالا از تعامل با آن بنگاه اقتصادی خشنود خواهند بود.

7. فرآیندهای خود را با BPM استاندارد کنید.

برای یک سازمان مهم است که یک برنامه استراتژیک و واضح از چگونگی انجام مسئولیت‌های خود داشته باشد. وقتی صحبت از وضوح فعالیت‌های می‌شود یعنی انجام کارها بر اساس یکسری استاندارد توافق شده. BPM به شما کمک می‌کند تا فرایندهای موجود در شرکت خود را به صورت استاندارد انجام دهید.

علاوه بر کنترل کیفیت که اولین خروجی مورد انتظار از فرآیندهای استاندارد است شما می‌توانید از مزایای دیگر استاندارسازی فرآیند‌ها با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان خود بهره‌ ببرید.

• پس از استاندارد سازی فرایندها، بهبود آن‌ها در آینده آسان‌تر می‌شود.
• فرایندهای استاندارد منجر به بهره‌وری بیشتر و افزایش بازدهی می‌شوند.
• متعارف‌سازی با استاندارد‌سازی بسیار آسان‌تر است. زمانی که فرایندهای عملیاتی استاندارد می‌شوند، نیاز به آموزش مجدد کارمندان در روش‌های جدید به طور قابل توجهی کمتر است.
• هنگامی که فرآیندها را استاندارد‌سازی کرده‌اید، می‌توانید شروع به برنامه‌ریزی برای انجام آن فرآیندها بکنید.فرایندهای استاندارد به شما کمک می‌کند تا اقدامات کسب و کار خود را درک کنید و برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی داشته باشید.

8. BPM منجر به همکاری متقابل بین کارکنان سازمان می‌شود.

همه افراد در یک شرکت باید با هم در جهت دستیابی به مجموعه‌ای مشترک از اهداف تلاش کنند.  BPM به بهبود همکاری بین بخش‌های مختلف کمک می‌کند و مزایای زیادی را برای شرکت به همراه دارد. بدون مدیریت فرایندهای کسب و کار، دپارتمان‌های مختلف یک بنگاه اقتصادی ممکن است کاملا از چگونگی ارتباط یا تعارض فرآیندهای یکدیگر بی‌اطلاع باشند.

رفع این اشکال سازمانی از دو طریق اتفاق می‌افتد. ابتدا، در مرحله مدلسازی فرآیند‌ها و مرحله استاندارد‌سازی، دپارتمان‌ها و تیم‌های مختلف سازمان باید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. آن‌ها باید فرایندهای مشترک را مشخص کنند. ایشان باید درک کنند که عملکرد مناسب هر کدامشان در فرآیندهای مشترک تا چه میزان برای سازمان سودمند خواهد بود. در مرحله بعد، این همکاری ترویج شده و با اجرای مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان تداوم پیدا خواهد کرد.

این هشت عامل و شاید عوامل دیگر دلایل لازم و کافی برای هر سازمان و مدیران ارشد آن است تا با یک استراتژی درست نسبت به پیاده‌سازی BPM و به طبع آن BPMS و BAM اقدام کنند.

میزان موفقیت هر سازمان بصورت مستقیم با میزان کارایی و اثربخشی فرایندهای آن ارتباط دارد و درواقع موفقیت یک سازمان در گرو اجرای بهینه کلیه فرایندهای آن با درنظر گرفتن تعاملات بین افراد، نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی است.

خلاصه مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM

BPM(مدیریت فرایندهای کسب و کار) روشی یکپارچه و نظام‌مند برای شناسایی، طراحی، اجرا ،پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. هدف از وجود BPM آن است که بتوان کلیه فرآیندهای سازمان را به منظور دستیابی به نتایج هدف گذاری شده منطبق بر اهداف استراتژیک سازمان مدیریت نمود و در این راستا سیستم BPMS ابزاری است برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود مستمر فرایندها در  سازمان.

با توجه به این توضیحات، تعدادی از مزیتهای استقرار چرخه مدیریت فرایند با استفاده از ابزارهای مناسب (BPMS) در سازمان را می توان بصورت زیر برشمرد:

• شناسایی ، اجرا و اصلاح فرآیندها
• افزایش بهره وری  سازمان
• مدیریت تغییرات بدون اینکه خللی در امور جاری سازمان به وجود بیاید
• کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان
• امکان پیاده سازی تدریجی فرآیندهای سازمان
• یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات
• تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی
• صدور هشدارها و واکنش های خودکار
• امکان بررسی درصد پیشرفت فعالیتهای جاری سازمان
• امکان کنترل و رهگیری وظایف و امور محوله به پرسنل
• …