مدل OKR چیست ؟

مدل OKR چیست ؟ : OKR مخفف عبارت Objective & Key Results بوده و به معنای “اهداف و نتایج کلیدی” است. در مدل او کی آر، راهکارهایی برای تعریف و پیگیری اهداف و ارزیابی نتایج آن‌‌ها معمولاً به صورت فصلی (۳‌ماهه) و سالانه وجود دارد.هر سازمان و شرکتی در کسب‌و‌کار خود، اهدافی را دنبال می‌کند و همواره در پی ایجاد هماهنگی بین افراد سازمان خود است. قطعا هرچه آن سازمان گسترده‌تر و زیر مجموعه‌های بیشتری داشته باشد؛ امکان پیچیدگی بیشتری برای ایجاد هماهنگی در بین افراد جهت پیشبرد اهداف وجود دارد و مستلزم صرف زمان زیادی است. در این زمان استفاده از OKR می‌تواند نقش زیادی در جهت ایجاد هماهنگی در سازمان ایفا ‌کند.

OKR چیست؟

هر سازمان و شرکتی در کسب‌و‌کار خود، اهدافی را دنبال می‌کند و همواره در پی ایجاد هماهنگی بین افراد سازمان خود است. قطعا هرچه آن سازمان گسترده‌تر و زیر مجموعه‌های بیشتری داشته باشد؛ امکان پیچیدگی بیشتری برای ایجاد هماهنگی در بین افراد جهت پیشبرد اهداف وجود دارد و مستلزم صرف زمان زیادی است. در این زمان استفاده از OKR می‌تواند نقش زیادی در جهت ایجاد هماهنگی در سازمان ایفا ‌کند.

OKR مخفف عبارت Objective & Key Results بوده و به معنای “اهداف و نتایج کلیدی” است. در مدل او کی آر، راهکارهایی برای تعریف و پیگیری اهداف و ارزیابی نتایج آن‌‌ها معمولاً به صورت فصلی (۳‌ماهه) و سالانه وجود دارد.

تکنیک OKR که ایده‌ی آن برای اولین بار در سال ۱۹۷۰ توسط اندی گراو (Andy Grove) در شرکت اینتل مطرح شد، مدیریت بر مبنای اهداف و نتایج کلیدی است. ۲۹ سال بعد در سال ۱۹۹۹ جان دوئر(John Doerr) در کمپانی بزرگ گوگل با اندکی تغییرات آن را معرفی کرد.

شرکت گوگل با استفاده از روش OKR توانست تعداد کارمندان خود را از ۴۰ نفر به ۶۰۰۰ نفر افزایش دهد و حدود ۲۰ سال است که از این روش جهت پیشبرد اهداف سازمان خود استفاده می‌کند.

علاوه بر اینتل و گوگل، لینکدین، توئیتر و اسپاتیفای هم از OKR، استفاده می‌کنند. البته این‌طور نیست که تنها شرکت‌های ارائه‌دهنده سرویس‌های دیجیتالی و آنلاین از سیستم OKRاستفاده ‌کنند؛ شرکت‌هایی مانند والمارت، تارگت و گاردین هم با کمک مدل OKR اهداف سازمانی خود را مدیریت می‌کنند.
اوکی آر در واقع یک فرآیند مدیریت رهبری بسیار موفق است که هدف آن اتصال سازمان، دپارتمان، تیم و اشخاص و یک معیار برای اندازه‌گیری میزان دستیابی به اهداف و تبدیل معیارهای کیفی به پارامترهای کمی است.

روش OKR تنها برای سازمان‌ها کاربرد ندارد و می‌توان از سیستم OKR برای پیشبرد اهداف فردی هم استفاده کرد. در روش OKR، اهداف سازمان کاملا ملموس، واضح و دقیق تعریف می‌شود و هر شخص با اطلاع از وظایف و مسئولیت‌های مربوط به خود، برای تحقق این اهداف مشخص تلاش می‌کند.

مشخص کردن اهداف در سیستم OKR سبب می‌شود هر شخص به طور کامل از وظایف خودش آگاه باشد و با تمرکز کامل و بدون انحراف به انجام دادن وظایفش مشغول شود.

OKR شامل لیستی از ۳ تا ۵ هدف با بالاترین اولویت برای هر شخص است که هر کدام از این اهداف، دارای ۳ تا ۵ زیر هدف و نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری است.
هر نتیجه کلیدی شامل یک نمره‌ی پیشرفت است که از (( ۰-۱۰۰٪ یا ۰ تا ۱٫۰ )) بوده و میزان حصول به نتیجه را نشان می‌دهد.
در این روش یک رهبر و یا مدیر وجود دارد که تیم را هدایت و راهبری می‌کند. نمره قابل قبول برای هر OKR بین ۰٫۶ تا ۰٫۷ است. اگر افراد همواره نمره ۱ بگیرند؛ بدین معناست که OKR آن‌ها به اندازه کافی جاه‌طلبانه نبوده است.

و اکنون OKR‌ها به عنوان یک سیستم هدفگذاری قوی مطرح هستند که هم بر اصولMBO  و هم SMART تکیه دارند.

روش OKR تنها برای سازمان‌ها کاربرد ندارد و می‌توان از سیستم OKR برای پیشبرد اهداف فردی هم استفاده کرد. در روش OKR، اهداف سازمان کاملا ملموس، واضح و دقیق تعریف می‌شود و هر شخص با اطلاع از وظایف و مسئولیت‌های مربوط به خود، برای تحقق این اهداف مشخص تلاش می‌کند. مشخص کردن اهداف در سیستم OKR سبب می‌شود هر شخص به طور کامل از وظایف خودش آگاه باشد و با تمرکز کامل و بدون انحراف به انجام دادن وظایفش مشغول شود.

OKR شامل لیستی از ۳ تا ۵ هدف با بالاترین اولویت برای هر شخص است که هر کدام از این اهداف، دارای ۳ تا ۵ زیر هدف و نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری است.
هر نتیجه کلیدی شامل یک نمره‌ی پیشرفت است که از (( ۰-۱۰۰٪ یا ۰ تا ۱٫۰ )) بوده و میزان حصول به نتیجه را نشان می‌دهد.
در این روش یک رهبر و یا مدیر وجود دارد که تیم را هدایت و راهبری می‌کند. نمره قابل قبول برای هر OKR بین ۰٫۶ تا ۰٫۷ است. اگر افراد همواره نمره ۱ بگیرند؛ بدین معناست که OKR آن‌ها به اندازه کافی جاه‌طلبانه نبوده است. از طرف دیگر اگر افراد همواره نمراتی در بازه ۰ تا ۰٫۳ بگیرند؛ به این معنا است که OKR منطقی تعریف نشده و دستیابی به آن غیر ممکن بوده است. تعریف منطقی و مشورتی این معیارها یکی از عوامل اصلی موفقیت متد OKR است.

OKR ـ Objective & Key Results (اهداف و نتایج کلیدی)، روشی برای تعریف و پیگیری اهداف و نتایج آن‌­ها است که معمولاً به صورت فصلی (۳ ماهه) و سالانه تعریف می­‌شود. این روش ابتدا در Intel ابداع شد. اما امروزه در شرکت­‌های بسیاری ازجمله گوگل، لینکدین، توییتر، اوراکل، زیگنا و … به­ کار می­‌رود. در واقع این شرکت­‌ها از KPI، به OKR سوئیچ کرده­‌اند که عمومی هستند. بدین معنی که هر شخصی در شرکت باید قادر به دیدن این باشد که فرد دیگری در شرکت روی چه موضوعی کار می‌­کند (و کارها در گذشته چگونه انجام شده است). تدوین OKR از بالاترین سطح سازمان شروع می­‌شود و با OKR تک تک افراد سازمان خاتمه می­‌یابد. OKR افراد به پروفایل وی (شماره تلفن، ایمیل و ..) متصل است. علاوه بر اینکه OKR های این فصل، OKR های فصول قبل یا سال­‌های قبل نیز در دسترس می­‌باشد. ۱۳ سال است که در گوگل از مکانیزم OKR استفاده می‌­شود.

اهداف (Objectives) در OKR چیست؟

برای این‌که بدانید هدف در OKR چیست و چه تعریفی دارد، باید بگوییم در این مدل نتیجه‌ای را که سازمان باید در آینده به آن دست پیدا کند، هدف می‌نامند. هدف در این مدل، قوانین واضح و مشخصی وضع می‌کند که برای افراد انگیزه ایجاد کند. در این‌جا می‌توان هدف را مانند مقصدی در نظر گرفت که در یک نقشه مشخص است.

«باید به کجا بروم؟»

یک هدف وجود دارد که مقصد شما را توصیف کرده و یک مسیر واضح را مشخص می‌کند. آن را مانند یک نقطه خاص مثلا شهر نیویورک بر روی نقشه در نظر بگیرید. حال که دانستید هدف در OKR چیست و آن را توضیح دادیم، در ادامه نیز قصد داریم چند نمونه از اهداف را ذکر کنیم.

نمونه‌هایی از اهداف

• ساخت اولین موشک قابل استفاده مجدد؛
• دستیابی به سرپرستی فروشندگان؛
• انتشار محبوب‌ترین نرم‌افزار آیفون؛
• دستیابی به سود بیشتر نسبت به سال گذشته؛
• مشهورشدن به‌عنوان یک نوآور بین‌المللی.

نتایج کلیدی (Key Results) در OKR چیست؟

برای این‌که توضیح دهیم نتایج کلیدی در OKR چیست و چه کارکردی دارد، باید بگوییم نتایج کلیدی ابزار سنجشی است که با دو معیار شروع و پایان آن، می‌توان پروسه رسیدن به هدف را سنجید. نتایج کلیدی را می‌توان همانند علامت‌های راهنما در نظر گرفت که نشان می‌‌دهند فاصله ما با هدف چقدر است.

«چگونه بفهمم که به مقصد خود نزدیک شده‌ام؟»

نتایج کلیدی به شما نشان می‌دهند که چگونه به سمت مقصد خود در حال حرکت هستید و چقدر با هدف خود فاصله دارید. نتایج کلیدی را همانند تابلوهای راهنما در نظر بگیرید که میزان فاصله بر آن‌ها درج شده‌ است. حال که پاسخ دادیم نتایج کلیدی در OKR چیست و چه کارکردی دارد، در ادامه نمونه‌هایی از نتایج کلیدی را نیز آورده‌ایم.

نمونه‌هایی از نتایج کلیدی

• دستیابی به موفقیت در تست‌های موتور به میزان ۹۹ درصد؛
• دستیابی به ارزش‌گذاری بازار به میزان ۱۵۰ میلیون واحد پولی؛
• جلب توجه شرکت اپل در بازار اختصاصی نرم‌افزارهای سازمان؛
• عقد حداقل ده قرارداد هرکدام به ارزش صد هزار واحد پولی؛
• نام بردن از فرد در حداقل سه روزنامه بین‌المللی در ده کشور.

اقدام (Initiative) در OKR چیست؟

وظایفی را که بر نتایج کلیدی، تاثیر دارند و باید انجام شوند، اقدام می‌گویند. اگر هدف و نتایج کلیدی، علائم راهنما باشند، اقدام را می‌توان کارهایی در نظر گرفت که به رسیدن فرد به مقصد خاص کمک می‌کند. مثل سوار ماشین شدن یا راندن یک قایق.

«برای رسیدن به مقصد، باید چه کارهایی انجام دهم؟»

برای این‌که بدانید اقدام در فرایند OKR چیست و چه مزیتی دارد، باید بگوییم به مجموعه کارهایی که با انجام‌دادن آن‌ها بر نتایج کلیدی تاثیر می‌گذاریم، اقدام می‌گویند. اقدام را همانند دستورالعمل‌هایی در نظر بگیرید که انجام آن‌ها برای رسیدن به مقصد ضرورت دارد.

نمونه‌هایی از اقدام

• طراحی و ساخت یک پمپ توربوی جدید؛
• مصاحبه با پنج نامزد مدیریت بازاریابی ارشد؛
• استخدام یک گروه بهینه‌سازی نرم‌افزارهای اپل؛
• ایجاد یک وثیقه فروش جدید؛
• برگزاری پنج کمپین تبلیغی روابط عمومی سازمانی یا فردی.

تاریخچه‌ای کوتاه از اهداف و نتایج کلیدی

حال که دیگر می‌دانیم OKR چیست و چه فرایندی دارد، بهتر است با تاریخچه‌ی این روش نیز آشنا شویم. اهداف و نتایج کلیدی یا همان OKR به زمانی دورتر یعنی سال ۱۹۵۴ تعلق دارد که پیتر دراکر (Peter Drucker)، مدیریت بر مبنای هدف (MBO) را به وجود آورد. در سال ۱۹۶۸، اندرو گرو (Andrew Grove) موسس اینتل که همزمان به‌عنوان مدیرعامل اینتل (Intel) مشغول به کار بود، مدل MBO را به مدل OKR که ما الان می‌شناسیم تغییر و توسعه داد.

در سال ۱۹۷۴ جان دوئر (John Doerr) به اینتل پیوست و در آن زمان، مدل اهداف و نتایج کلیدی را فرا گرفت. پس از آن دوئر به اولین موسسان گوگل پیوست و به‌عنوان مشاور گوگل در اولین روزهای پیدایش این شرکت، آغاز به کار کرد. دوئر تکنیک اهداف و نتایج کلیدی را به لری پیج (Larry Page) و سرگی برین (Sergey Brin) معرفی کرد که مدل OKR را در گوگل پیاده‌سازی کردند و تا الان از آن استفاده می‌کنند. اگر می‌خواهید بدانید مزیت روش OKR چیست و چه تاثیری بر کسب‌و‌کار و فرهنگ سازمان‌ها دارد، در ادامه با ما همراه باشید.

مزایای مدل اهداف و نتایج کلیدی

مزایای اثرگذار بر کسب‌و‌کار

اگر می‌خواهید بدانید مزیت OKR چیست و چه تأثیری بر کسب‌و‌کار دارد، باید بگوییم که تحقیقات فعلی نشان می‌دهد در مقایسه بین کارکنانی که از این مدل استفاده می‌کنند و آن مجموعه‌ای که از این مدل استفاده نمی‌کنند، گروه اول نتایج بسیار موثری در زمینه کاری خود داشتند که در نتیجه، کارایی و سود بیشتری به‌دست آورده‌اند. در واقع از گروه‌هایی که از هدفگذاری به روش OKR استفاده نمی‌کنند، درخواست شده تا در دوره‌های بعدی از این پروسه استفاده کنند.

مزایای فرهنگی

حال که دریافتیم OKR چیست و مزایا و تأثیرات مثبت آن بر کسب‌و‌کار‌ها را بررسی کردیم، در ادامه بهتر است مزایای فرهنگی OKR بر سازمان‌ها را نیز مرور کنیم. بیشترین تأثیر استفاده از OKR  در سازمان‌هایی که مدیریتی بر مبنای اهداف ندارند، تغییر فرهنگی‌ست که موجب می‌شود به جای تمرکز بر خروجی به نتایج عملکرد کلی توجه شود. تکنیک اهداف و نتایج کلیدی باعث ایجاد تمرکز، شفافیت و ترتیبی کلی برای تمام فعالیت‌های درون سازمان می‌شود. این سه شاخص با یکدیگر ترکیب شده و باعث افزایش مسئولیت هر فرد شاغل در سازمان خواهند شد.

• ترازبندی استراتژیک: اهداف و نتایج کلیدی باعث می‌شود که مدیران و کارکنان تمام فعالیت‌هایی را که برعهده دارند، مرتب‌سازی و مشخص کنند. در نتیجه تمام افراد شاغل در مجموعه، در یک مسیر مشخص به سمت هدف حرکت خواهند کرد؛
• اجرای متمرکز: پیاده‌سازی اهداف و نتایج کلیدی باعث می‌شود که با اولویت‌بندی فعالیت‌ها، مهم‌ترین فعالیت‌ها که بیشترین تاثیر را دارند، مشخص شده و انجام آن‌ها در بالاترین رده اهمیت قرار بگیرد؛
• افزایش مسئولیت کارکنان: هنگامی که افراد فعالیت بیشتری در راستای اجرای هدف برعهده داشته باشند، به‌بهترین نتایج ممکن دست پیدا می‌کنند. OKR کمک می‌کند که تمام افراد استراتژی را درک کرده و در راستای آن با یکدیگر تعامل کنند.

مزایایی مدل OKR چیست؟ :

• نظم فکری در سازمان شکل می­‌گیرد. اهداف اصلی مسطح می­‌شوند.
• به تمامی افراد سازمان گفته می‌شود که چه چیزهایی مهم است. درنتیجه ارتباطات به ­طور صحیح و واضح برقرار می­‌شود.
• شاخص­‌هایی برای اندازه­‌گیری پیشرفت سازمان ایجاد می­‌گردد که بر اساس آن‌ها مشخص می‌شود که تا چه اندازه از اهداف اصلی­ سازمان فاصله داریم.
• تلاش­‌هایی که در سازمان اتفاق می‌­افتد، متمرکز می‌شوند. درواقع کل افراد سازمان را در کنار هم نگه می­‌دارد.

نمره مورد قبول برای هر OKR ، بین ۰.۶ تا ۰.۷ است؛ اگر افراد همواره نمره ۱ بگیرند، بدین معنی است که اهداف آن‌ها به­ اندازه کافی جاه­‌طلبانه نبوده است. نمره ۰.۴ نیز نمره بدی است. اما نمرات پایین نباید مورد تنبیه یا بازخواست قرار گیرند؛ بلکه به این موضوع باید به عنوان داده استفاده کرد تا OKR بعدی بهتر تعریف شود.

در پایان هر فصل ممکن است key resultها به نمره ۱ نرسیده باشند. لذا باید در فصل بعدی این موارد را پوشش داد.

نکته­‌ای که حائز اهمیت این است که OKR مترادف ارزیابی کارکنان نیست. بلکه در رابطه با اهداف سازمان و چگونگی مشارکت کارکنان در آن اهداف است. ارزیابی عملکرد به­ معنی چگونگی انجام کارها توسط کارکنان در بازه زمانی مشخص است و باید از OKR‌هایشان مستقل باشد. توجه کنید که OKR طراحی نشده است تا به ­عنوان ابزاری علیه کارکنان بکارگرفته­ شود، بلکه ابزاری برای انگیزش و هماهنگی افراد در همکاری با یکدیگر می­‌باشد.

فرمول اصلی OKR

فرمول این مهم در نظر جان دوئر تعیین یک هدف است که “آنچه می‌خواهم انجام دهم” معنا می‌شود و نتایج کلیدی “چگونگی انجام این کار” است. بنابراین، با این تعاریف هدف فقط چیزی نیست که شما می‌خواهید به آن برسید. بلکه باید راهی برای اندازه‌گیری میزان موفقیت شما نیز باشد. بحث تعیین اOKR که توسط شرکت‌های فناوری پذیرفته شده است، می‌تواند به مشاغل کمک کند تا در یک صنعت با سرعت بالا و همیشه در حال تغییر در مسیر خود قرار بگیرند، در حالی که همواره نوآوری را نیز مد نظر دارند.

مولفه‌های اصلی OKR

این مهم از یک هدف یا چشم انداز بالا پشتیبانی می‌کند که در عین حال باید قابل اندازه‌گیری، انعطاف‌پذیری، شفاف و به دور از آرزوهای دور و دراز باشند.

همچنین به طور معمول توسط رهبری سازمان ایجاد می‌شود و هرگز به جبران خسارت یا بررسی عملکرد وابسته نیست. در نهایت، تعیین OKR به مشاغل کمک می‌کند تا اهدافی را طراحی کنند، که اگر بلندپروازانه هم باشند، قابلیت دسترسی دارند. سپس در دستیابی به نتایج در طول سه ماه تمرکز می‌کنند.

یکی از اصطلاحات جدید در فرهنگ‌های سازمانی OKR است. این اصطلاح به معنی اهداف و نتایج کلیدی است که در دنیای امروز استراتژی مدیریتی محبوبی به حساب می‌آید و به وسیله آن می‌توان اهداف یک سازمان را تعیین کرد. هدف OKR‌ها اتصال تیم‌ها و کارکنان بخش‌های مختلف با اهداف کلی شرکت و تبدیل آنها به نتایج قابل ‌اندازه‌گیری است.

مدل OKR چیست و به چه معنی است؟

OKR یا همان نتایج کلیدی، اولین بار توسط اندی گروو، مدیرعامل شرکت «اینتل» مطرح و اجرا شد. از آن پس OKR ها در بسیاری از شرکت‌ها از جمله گوگل، لینکدین ، اوراسل و توئیتر مورد استفاده قرار گرفتند.

بسیاری از OKR ها اهداف یک سازمان را پیش می‌برند و براساس آن همه می‌دانند که انتظارات کلی در محل کار چیست. OKR ها عمومی هستند، به این معنی که وقتی تعیین شوند، همه به سمت آن حرکت کرده و از کار دیگران آگاه می‌شوند.

این اهداف و نتایج کلیدی شامل لیستی از اهداف سطح بالا است. در زیر هر هدف باید ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری وجود داشته باشد. به دنبال آن هر نتیجه کلیدی را می‌توان با نمره ۰ تا ۱۰۰٪ اندازه‌گیری کرد.

این نتایج کلیدی معمولاً بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی سه ماهه هستند، اگرچه برخی از شرکت‌ها OKR های سالانه یا فصلی نیز تعیین می‌کنند. باید این نکته را در نظر گرفت که امکان تعیین OKR در همه شرکت‌ها و سازمان‌ها وجود ندارد و اندازه‌گیری نتایج کلیدی فقط مخصوص سازمان‌هایی است که هر تیم یک مدیر دارد. به این وسیله مزایای زیادی از بهره‌وری و تمرکز گرفته تا پیشرفت فرهنگ شرکت به دست می‌آید.

ساختار مدل OKR به چه صورت است؟

ساختار OKR بسیار ساده است:

• ابتدا باید ۳ تا ۵ هدف اصلی در سطح شرکت، تیم یا به طور شخصی وضع کنید.
• اهداف باید بلندپروازانه، کیفی و قابل اجرا در زمان محدود باشند.
• برای هر هدف باید نتیجه‌ای قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی تعریف کنید که رسیدن به آن غیرممکن نیست.
• نتایج OKR می‌تواند مبتنی بر رشد، عملکرد یا تعامل باشد.
• نتایج به صورت عدد به نمایش درمی‌آیند و می‌توانند نشان دهند که آیا کاری انجام شده است یا خیر.

OKR در مقابل KPI

به گفته آدا چن رخی، بنیانگذار COO، ” مفاهیم OKR (اهداف و نتایج کلیدی) و KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) از نظر ظاهری مشابه هستند، اما شاخص‌های کلیدی عملکرد برای اندازه‌گیری “سلامت برنامه کسب و کار” در نظر گرفته شده است”. او می‌گوید شاخص‌های کلیدی عملکرد براساس گزارشات اندازه‌گیری شده و هدف کمتری بر اساس ماهیت دارند.

چگونه از مدل OKR استفاده کنید؟

پس از تعریف مدل OKR،  اهداف و نتایج اصلی خود را با همه در میان بگذارید تا همه به درکی مشترک برسند. افراد پس از شروع کار باید شاخص‌های نتیجه خود را به صورت منظم و ترجیحاً هفتگی به‌روزرسانی کنند. باید ۷۰ تا ۷۵٪ از نتایج حاصل شده باشد و این عدد به ۱۰۰٪ نرسد. چون نشان می‌دهد که اهداف به اندازه کافی بلندپروازانه تعیین نشده‌اند.

در صورت لزوم باید به صورت مرتب اهداف را مرور کرده و انعطاف‌پذیر باشید و اگر شرکت، تیم یا اهداف شخصی شما تغییر کرد، OKR ها را هم تغییر دهید. استفاده منظم از این اهداف باعث می‌شود به زمان زیادی برای اجرای آنها لازم نباشد. همچنین وقتی آنها را به صورت مرتب اندازه می‌گیرید می‌توانید از پیشرفت‌شان مطمئن شوید.

چگونه اهداف درست را تعیین کنید؟

منابع انسانی یک شرکت می‌تواند به میزان قابل توجهی در تمرکز، بالا بردن تعامل و تعهد کارکنان نقش ایفا کند، نقشی که اهمیت آن از استخدام‌های درست و حفظ استعدادها کمتر نیست. بیایید نگاهی به بهترین موضوعات حوزه منابع انسانی برای تعیین اهداف و نتیجه‌گیری کلیدی بیاندازیم:

این اهداف در حوزه منابع انسانی شامل تعهد شغلی، حفظ کارمندان، استخدام استعدادهای برتر، بهره‌وری کارکنان، توسعه شغلی، تعیین فرهنگ، فرآیند بررسی عملکرد و ایجاد تعادل در زندگی کاری است.

بگذارید موضوع را برایتان بازتر کنیم. برای مثال شما قصد دارید دو هدف را برای تیم منابع انسانی تعیین ‌کنید، یکی بهبود حقوق و مزایا و دیگری افزایش رضایت از مزایا.

به منظور کسب موفقیت در این اهداف باید چه نتایجی را اندازه بگیرید؟

• سطح حقوق و دستمزد مشخص
• هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی کارکنان
• بررسی حقوق آن‌ها با استانداردهای فعلی صنعت

ویژگی های یک برنامه مدل OKR خوب چیست؟

با توجه به موارد گفته شده، باید پیش از آغاز هر فصل، اهداف و معیارهای دستیابی برای هر شخص مشخص شوند. در استفاده از OKR باید توجه داشته باشید که این روش به هیچ عنوان به معنی ارزیابی کارکنان نیست. یعنی OKR به عنوان ابزاری برای مقابله با کارکنان نبوده و برعکس باید موجب افزایش بهره‌وری و ایجاد انگیزه می شود. چند نکته در مورد OKR ها بسیار مهم و حائز اهمیت است و در واقع می توان آن ها را از ویژگی های یک او کی آر مناسب دانست:

• معیار های دستیابی به این اهداف باید کاملا منطقی تدوین شوند و ابزار لازم برای رسیدن به آنها وجود داشته باشد. این اهداف نه باید رویایی و دست نیافتنی باشند و نه باید پیش پا افتاده و ساده باشند.
• سیستم OKR باید یک متد پاداش محور (Bonus) برای کارمندان باشد و اگر این اهداف محقق نشد به عنوان جریمه لحاظ نشود.
• در حد امکان باید از معیارهای غیر کاری و مرتبط به مسائل رفتاری نیز در این OKR ها استفاده کرد.

تفاوت اصلی OKR و KPI در دسترسی همگانی آن است. به این صورت که OKR های افراد برای تمام کارمندان سازمان شفاف و در دسترس است ولی KPI هر شخص صرفا مختص به خود اوست و پرسنل دیگر در جریان آن نیستند.

یک مثال برای درک بهتر OKR

واضح است که تعیین این مدل OKR ها مستلزم آگاهی کامل از ماموریت های سازمان است تا مطابق با آنها پیش رود و برای هر شرکت، هر واحد و هر شخص (بسته به شرایط مختلف) متفاوت است. حالا اما به عنوان یک مثال:

به منظور روشن تر شدن موضوع، فرض کنید که شما برای برنامه تبلیغات شبکه های اجتماعی خود قصد افزایش تعداد کاربران خود را دارید. حال می خواهیم با توجه به توضیحاتی که پیش تر داده ایم به سراغ OKR برویم.

برای حل این مشکل، نیاز به شاخص های قابل اندازه گیری (Countable measures) است تا بتوان دقیقا در مسیر مشخص قدم برداشت. شاخص هزینه جذب مشتری (CAC) که سود حاصل از فروش در آن دخیل است، یکی از گزینه های مناسب برای اندازه گیری آن است.

در واقع هدف ما حفظ مشتری خشنود به‌ شرط کنترل قیمت اجناس است. کل مثال فوق در قالب استاندارد OKR به شکل زیر مستند یا ضبط (Record) می‌شود. توجه کنید که همواره امکان تنظیم مجدد اهداف در فواصل کوتاه وجود دارد و نیازی به سخت‌گیری و مطالعات پیچیده برای کشف معیارهای ۱۰۰% صحیح نیست. بنابراین ساده‌ترین و در دسترسی‌ترین معیارها را انتخاب کنید. به طور مثال:

هدف (Objective):

افزایش کاربران شبکه های اجتماعی
(برای انتخاب هدف توجه داشته باشید می بایست به این سوال پاسخ دهید که دستاورد نهایی چیست؟)

دستاوردهای کلیدی (Key Results):

(برای انتخاب KR می بایست پاسخ این سوال را بدهید. چگونه می توانیم دستیابی به آن هدف را اندازه گیری کنیم؟)

• کاهش نرخ دی اکتیو و از دست رفتن کاربر از ۱۰ به ۲ درصد(unfollow)
• افزایش ترافیک روزانه ارگانیک (بدون هزینه) از ۴۰۰ به ۱۴۰۰ (Follow)
• افزایش متوسط بازدید پست ها برحسب کاربر فعال از ۷۰ به ۱۵۰(Avg.reach/post)
• بهبود اشتیاق کاربر (کاربرانی که اطلاعات پروفایل خود را کامل می‌کنند) از ۴۰ به ۸۰ درصد(Engagement)

علاوه بر تمام این موارد، هماهنگی با افراد تیم و بخش های دیگر را نیز می توان به عنوان پارامتر های ارزیابی OKR در نظر گرفت. همچنین همراهی با سازمان و مسائل رفتاری اخلاقی نیز در این لیست جای دارند.

مزایای استفاده از مدل OKR چیست؟

از مزایای استفاده از این روش می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• تمرکز تلاش ها و فعالیت های سازمان
• شکل گیری یک نظام فکری مناسب در شرکت
• امکان اندازه گیری میزان دسترسی به اهداف
• مشخص شدن اهداف اصلی شرکت

نکته دیگر آن که برای رسیدن به این اهداف نیازمند ابزاری هستیم که بسیاری از آن ها در نرم افزار های CRM وجود دارد. این سیستم ها به عنوان نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری، ماژول های مختلفی برای پیگیری وظایف، یادآوری ها و مدیریت بخش های گوناگون سازمان داشته و ابزار تکنولوژیک کسب و کارها حتی در زمان دورکاری می باشد 

نکات کلیدی در مورد OKR‌ها

*اهداف به طور معمول به صورت سه ماهه تنظیم می‌شوند هر چند بعضی شرکت‌ها هر ماه اهداف و نتایج کلیدی را تعیین می‌کنند اما این می‌تواند به شدت فشارآور باشد چون برنامه‌ریزی زمان‌بر است. بنابراین بهتر است یک  OKRسه ماهه تنظیم و سپس اطمینان حاصل کنید که حدود ۱۰ درصد پیشرفت طی هر ۱۳ هفته حاصل می‌شود.

*هیچ فردی در سازمان نباید بیش از ۳ تا نهایت ۵ هدف در هر سه ماه داشته باشد با ۵ نتیجه کلیدی یا کمتر برای هر هدف.

*OKR‌ها باید توسط مالک هر OKR اولویت‌بندی شوند. 

*اهداف باید خاص و بلندپروازانه باشند.

*زمانی که نتایج کلیدی تکمیل شوند الزاما اهداف نیز برآورده شده‌اند.

*OKR ها می توانند برای هر شرکتی فارغ از اندازه آن کار کنند.

برنامه‌ریزی یکدوره اجرای OKR در یک سازمان متوسط

مرحله یک: طوفان فکری OKR‌های سالیانه و سه ماهه اول شرکت (۴ تا ۶ هفته قبل از شروع دوره‌ی سه ماهه)

رهبران ارشد شروع به طوفان ذهنی  اوکی آرها در سطح بالای شرکت می‌کنند. ظرف مدت یک هفته اطلاعاتی که لازم است از بخش‌های مختلف در اختیار آن‌ها قرارمی‌گیرد و در یک برنامه یک تا سه روزه که معمولا خارج از شرکت برگزار می‌شود طی یکسری جلسات چالشی این اهداف مورد تصویب گروه مدیران ارشد قرار می‌گیرد. مشاوران در این بخش نقش فعالی بازی می‌کنند. خروجی این جلسه هم اوکی آر سالانه و سه ماهه است که همزمان تصویب می‌شود. بهترین شکل برگزاری این جلسه به صورتی است که پیش‌بینی OKR های تیم‌های اصلی سازمان با مشارکت رهبران آن‌ها در این بخش استخراج شده باشد و علاوه بر OKR مشترک در مرحله بعدی در اختیار تیم‌ها قرارگیرد.

مرحله دوم: مطلع کردن افراد از OKR‌های سال و سه ماهه اول (سه هفته قبل از دوره سه ماهه)

در یک جلسه عمومی موارد کلی به اطلاع همه کارکنان می‌رسد. در مواردی که اندازه سازمان این نیاز را به وجود آورد جلسات در گروه‌های کوچک جهت اطلاع رسانی تشکیل می‌شوند. البته بهتر است که مدیرعامل یا نماینده او در همه جلسات حاضر باشد.

مرحله سوم: تهیه OKRتیمی (دو هفته قبل از دوره سه ماهه)

ابتدا در جلسات تیمی OKR سازمان مورد تحلیل تیم‌‌ها قرار می‌گیرد. سپس هر تیم OKR خودش را تهیه نموده و رهبران تیم‌ها از همسویی آن با OKR سازمان اطمینان پیدا می‌کنند. نتیجه معمولا با متولی OKR در سازمان یا تیم رهبری، بازبینی و تصویب می‌شود.

مرحله چهارم: تهیه OKR فردی (یک هفته قبل از دوره سه ماهه)

هر فردی مطابق با اهداف تیم برای خود OKR فردی را تعیین می‌کند. سپس افراد در جلسات جداگانه با مدیران خودشان مذاکره و آن را نهایی می‌کنند.

مرحله پنجم: ثبت پیشرفت‌ها و دنبال کردن اطلاعات (طی دوره سه ماهه)

در طی دوره افراد پیشرفت را می‌سنجند و به اشتراک می‌گذارند. مشارکت‌کنندگان به صورت تناوبی پیگیری می‌کنند که چه میزان به OKRها دست پیدا کرده‌اند. اگر دستیابی نامحتمل به نظر برسد، ممکن است نیاز به تنظیم مجدد وجود داشته باشد.

مرحله ششم: تحلیل و ارزیابی و امتیاز دهی

در پایان دوره، مشارکت‌کنندگان پیشرفتشان را ارزیابی می‌کنند، در جلسات مشترک در این خصوص به هم بازخور می‌دهند و در همین زمان OKR های دوره بعد را تعیین می‌کنند.

چطور OKR به افزایش اشتیاق سازمانی کمک می‌کند؟

هر ساله نظرسنجی‌های گالوپ، نشان می‌دهد که در محیط های کاری امروز عدم وجود اشتیاق کارکنان موضوعی جدی است. کمتر از یک سوم کارکنان آمریکایی مشتاق به کارخود هستند و در محل کار خود فعالانه مشارکت دارند، متاسفانه آمار دقیقی در خصوص ایران نداریم اما از روی شواهد می‌توان حدس زد که این آمار در ایران وخیم‌تر است! در مورد میلیون‌ها نفری که اشتیاق کمتری دارند، نیمی‌از آن‌ها حاضرند برای کمتر از بیست درصد اضافه حقوق شرکت خود را ترک کنند.

احساس عدم اشتیاق در کسب و کار یک مشکل فلسفی انتزاعی نیست؛ بلکه در نتیجه‌ی نهایی کسب و کار کاملا تاثیر‌گذار است. گروه‌های کاری دارای مشارکت بالا، بسیار سودآور هستند و ترک کار کمتری دارند. براساس تحقیقات منتشر شده دیلویت نگهداشت و مشارکت در کار به مساله شماره دو در ذهن رهبران کسب و کار تبدیل شده است و تنها مساله‌ای که از آن مهمتر است ساختن رهبری جهانی است.

اگر اهداف به ماموریت تیم ارتباط پیدا کند، به نتایج و ضرب العجل‌ها اهمیت داده شود، بازخورد دادن ترویج شود، پیروزی‌های کوچک و بزرگ جشن گرفته شود و مهمتر از همه محدودیت‌ها با گذاشتن اهداف چالشی عقب رانده شود، ما وادار خواهیم شد برای دست‌یافتن به چیزی که ممکن است خارج از دسترس‌ به نظر برسد تلاش کنیم.  این هدفی است که OKR دنبال می‌کند.

نکته پایانی این که اوکی آر راه حلی سحرآمیز نیست. نمی‌تواند جایگزین تصمیم‌گیری منطقی، رهبری قدرتمند یا فرهنگ کاری خلاقانه شود. اما اگر این اصول درجای خود باشند می‌تواند شما را به اوج قله برساند.

شناسائی نتایج کلیدی

هنگامی که اهداف خود را تعیین کردید، باید نتایج اصلی را کشف کنید. از تبدیل نتایج کلیدی خود به لیست کارها خودداری کنید، در عوض روی نتایج مربوط به اولویت‌های کاری تمرکز کنید. نتایج کلیدی شما باید توضیح دهد که چگونه بعضی از کارها نتایج مطلوبی را ایجاد می‌کنند.

برای اینکه اهداف خود را قابل اندازه‌گیری کنید، باید هر یک از اهداف و نتایج مورد نظر خود را در نظر بگیرید. از آنجا که اهداف ذاتاً کیفی هستند، شما می‌خواهید روشی عینی برای سنجش موفقیت ایجاد کنید.

همچنین برای دست یابی به هر نتیجه کلیدی باید یک رهبر در تیم وجود داشته باشد. این شخص مسئول ردیابی پیشرفت و یافتن راه‌هایی برای دستیابی به نتیجه مطلوب است.

چه چیزی یک OKR خوب ایجاد می‌کند؟

OKR به معنی انعطاف پذیری است، به این معنی که این موارد می‌توانند با اولویت‌های شما تنظیم شوند. پس از تأیید OKR، اگر احساس می‌کنید یا کاملاً مطمئن هستید که می‌توانید نتایج کلیدی مورد نظر را حتما به دست آورید، اطلسیان پیشنهاد می‌کند که هدف را به میزان ۳۰ درصد افزایش دهید. اگر مطمئن نیستید که اهداف، نتایج خود را برآورده خواهند کرد، به این معنی است که احتمالاً دیدگاه‌های خود را به اندازه کافی دقیق تنظیم نکرده‌اید.

ما از OKR برای شکل دادن به اهداف کسب و کار خود در طول سال استفاده می‌کنیم و سپس، با مجهز شدن به این اهداف سطح بالا، وظایف و پروژه‌های جداگانه را برای هر تیم ایجاد می کنیم. این گام ما را قادر می‌سازد تا با درک چگونگی ارتباط با اهداف گسترده‌تر در شرکت، به هر پروژه نزدیک شویم.

باید مطمئن شوید که هر ماه OKR را بررسی می‌کنید تا همه چیز رو به جلو حرکت کند. بهتر است نمره پایان سه ماهه را برای هر نتیجه کلیدی پیش‌بینی کرده تا نحوه ردیابی، قضاوت در مورد هرگونه مشکل یا تنظیم اولویت‌ها در صورت لزوم را قضاوت کنید. میانگین نمره تمام نتایج کلیدی شما، نمره کلی شما برای آن هدف خاص است.

بهترین روش‌های تعیین OKR

چن رخی می‌گوید، از OKR برای تعیین اهداف فردی و تیمی استفاده می‌شود تا به کارمندان کمک کند کار را در محیط‌های چابک اولویت‌بندی کنند. صنعت فناوری به سرعت گام برمی‌دارد، بنابراین مهم است که تمرکز خود را روی مهمترین اولویت‌ها حفظ کنیم.

OKR به عنوان ابزاری برای اولویت‌بندی برنامه‌ها و تعریف نتایج مطلوب از آن اهداف ارزشمند هستند. در این برنامه‌ریزی هدف و موارد مطلوبی را که می‌خواهید با کار خود تحت تأثیر قرار دهید (نتایج کلیدی) تعیین می‌کنند.

اطلسیان لیست زیر را برای تنظیم OKR ارائه می‌دهد:

• مشتری را در اولویت قرار دهید
• از جاه طلبی صرف نظر نکنید
• OKR را با برنامه‌های بزرگتر شرکت گره بزنید
• در هر مرحله تعیین OKR به اندازه کافی مد نظر باشد
• اگر نمی‌توانید اهداف را اندازه بگیرید، نتایح به دست آمده مناسب نیستند
• نتایج کلیدی حاصل تلاش مدوام تیم است

وقتی OKR شما کامل شد، می‌خواهید آنها را ارزیابی کنید تا بفهمید چه عواملی موثر بوده و در آینده باید چه عواملی را تغییر دهید. از خود و تیم خود بپرسید که آیا اهداف شما به اندازه کافی بلند پروازانه بوده است؟ نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری است؟ OKRای نادیده گرفته شده؟  آنها را با استراتژی سازمان مطابقت دهید تا سازمان احساس کند در OKR سرمایه گذاری مناسبی انجام شده است. حتما آنچه را که در این فرایند آموخته‌اید به عنوان تجربه به همراه برنامه‌ریزی و نحوه استفاده از آن برای سه ماهه بعدی مشخص کنید.

اشتباهات رایج در مدل اهداف و نتایج کلیدی یا OKR چیست؟

اگر می‌خواهید بدانید اشتباهات رایج در OKR چیست و چرا رخ می‌دهند، در ادامه با ما همراه باشید. در پیاده‌سازی OKR چند اشتباه رایج وجود دارد که در این‌جا به اختصار به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

• تنظیم نتایج کلیدی غیرقابل سنجش: فرمول اصلی جان دوئر را فراموش نکنید؛ تمام نتایج کلیدی باید قابل اندازه‌گیری باشند؛
• تعریف مدل اهداف و نتایج کلیدی بیش از حد: مدل OKR یک لیست معمول برای هر فعالیت ممکن نیست، تنها مهم‌ترین و اصلی‌ترین هدف و اولویت خود را با مدل اهداف و نتایج کلیدی پیاده‌سازی کنید؛
• تعریف فعالیت‌ها به‌عنوان نتایج کلیدی: نتایج کلیدی یک فعالیت خاص نیست بلکه یک نتیجه موفق از کارهایی است که پیش از این انجام شده است؛
• تعریف مدل OKR به‌صورت آبشاری: مدل اهداف و نتایج کلیدی به‌صورت آبشاری قابل تعریف نیست. به تیم خود اعتماد کنید، و به آن‌ها کمک کنید که در حد توان خود در انجام فعالیت‌ها مشارکت کنند؛
• ساخت اهداف و نتایج کلیدی به‌صورت مستقل: تیم‌ها در زمان پیاده‌سازی مدل OKR باید با یکدیگر گفت‌وگو کنند. در غیر این صورت، رسیدن به یک ترتیب دلخواه محال خواهد بود؛
• شروع کار و ترک آن: با OKR همانند قول‌های ابتدای سال خود رفتار نکنید. تکنیک هدف و نتایج کلیدی باید به‌عنوان فرهنگ سازمان معرفی، اجرا و در فواصل منظم بررسی شود؛
• سنجش از طریق این مدل: مدل اهداف و نتایج کلیدی ابزار سنجش کارکنان نیست. شما باید با استفاده از آن، سیستم سازمان را مدیریت کنید؛
• تقلید کورکورانه از گوگل: تنها یک راه مشخص برای پیاده‌سازی OKR وجود ندارد. حتی در شرکت گوگل با توجه به تیم‌های مختلف، پیاده‌سازی‌های متفاوتی وجود دارد. پس ابتدا تیم و سازمان خود را بشناسید و بهترین مدل اهداف و نتایج کلیدی را که با نیازهای شما منطبق است، انتخاب و پیاده‌سازی کنید.

سخن آخر درباره اهداف و نتایج کلیدی

در مقاله مدل OKR چیست ؟ به‌طور کامل توضیح دادیم روش OKR چیست و چه مزایایی برای سازمان‌ها دارد. برای مدیریت سازمان و رسیدن به اهداف متفاوت، روش‌ها و مدل‌های متفاوتی وجود دارد. یکی از این روش‌ها سیستم اهداف و نتایج کلیدی است. با توجه به سازمان خود و مواردی که در این‌جا مطالعه نمودید، آیا این روش را برای سازمان‌تان مفید می‌دانید؟ از تجربه‌های مدیریتی و مدل‌های مورد استفاده خود برای ما و خوانندگان بگویید.